О зарплате и кадрах простыми словами

ПЯТЬ СОТРУДНИКОВ, КАДРОВИКА НЕТ. КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА ОШИБКИ?

Небольшой магазин. В штате ООО пять сотрудников. Бухгалтер занимается зарплатой, директор решает остальные вопросы.

Отдельного кадровика нет.

Да и зачем он нужен ради пяти человек?

Представим, что при проверке трудовая инспекция обнаружила несколько нарушений: одного сотрудника забыли ознакомить с обязательными документами, другому неправильно оформили отпуск, а третьему задержали зарплату.

И возникает вопрос: кто за всё это отвечает, если кадровика в компании нет?

Ответ — работодатель.

Трудовой кодекс не обязывает небольшую компанию нанимать отдельного кадровика.

Можно вести документы самостоятельно, поручить эту работу бухгалтеру или передать стороннему специалисту.

Но перед работниками и государством работодателем по-прежнему остаётся компания.

По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушения могут привлечь к ответственности организацию, а при наличии оснований — директора или другое должностное лицо. Если работодатель — ИП, ответственность может наступить для него.

А если за кадры отвечает бухгалтер?

Это не значит, что все штрафы теперь его.

За ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей бухгалтер может нести дисциплинарную ответственность. Административная ответственность возможна только при наличии предусмотренных законом оснований.

При этом сам работодатель от ответственности не освобождается.

Как быть, если отдельного кадровика нанимать не хочется?

Для начала достаточно навести порядок:

— определить, кто занимается приёмом, увольнениями и отпусками;

— письменно закрепить обязанности, а дополнительную работу оформить по ТК РФ;

— следить за сроками выплат и обязательной отчётности;

— периодически проверять кадровые документы.

Отдельный кадровик небольшой компании не обязателен. А вот порядок в кадровых документах — обязателен.

Основание: ст. 22, 60.2, 151, 192 ТК РФ; ст. 2.1, 2.4, 5.27 КоАП РФ.

Актуально на 30.10.2026.

Сотрудник получил травму в офисе. Это несчастный случай на производстве?

Сотрудник поскользнулся на мокром полу, упал с лестницы или получил другую травму прямо в офисе.

Первая мысль работодателя:

«Он же не на производстве. У нас обычный офис».

Но офис — тоже место работы.

По ст. 227 ТК РФ расследованию подлежат в том числе события, произошедшие при исполнении сотрудником трудовых обязанностей или выполнении работы по поручению работодателя.

Поэтому травму нельзя автоматически записать в «бытовые» только потому, что она произошла в офисе.

Но и обратное неверно: не каждая офисная травма автоматически является производственной. Это определяется по результатам расследования.

Недавний пример из судебной практики.

Сотрудница находилась в служебном кабинете. Поворачиваясь на кресле, она упала, ударилась затылком о шкаф и потеряла сознание.

Работодатель расследование не провёл.

Суды признали такое бездействие незаконным и обязали работодателя провести расследование несчастного случая.

Определение Пятого КСОЮ от 04.08.2026 № 88-6307/2026.

Поэтому не стоит пытаться решить вопрос заявлением сотрудника:

«Упал сам, претензий не имею».

Такая бумага сама по себе не отменяет обязанностей работодателя.

И не стоит игнорировать происшествие, если сотрудник сначала говорит: «Всё нормально». Последствия травмы могут проявиться позже.

📌 Главное: если событие подпадает под ст. 227 ТК РФ, его нужно расследовать. И только после этого делать вывод, связан несчастный случай с производством или нет.

Основание: ст. 227–231 ТК РФ; определение Пятого КСОЮ от 04.08.2026 № 88-6307/2026.

Актуально на 29.10.2026.

❄️ КОМПАНИЯ НА СЕВЕРЕ, СОТРУДНИК В МОСКВЕ. А СЕВЕРНЫЕ НАДБАВКИ ПОЛОЖЕНЫ?

Нет. Если человек постоянно работает удалённо из Москвы, северные выплаты ему не положены только потому, что работодатель находится на Севере.

А вот если компания московская, а сотрудник работает из Норильска, ситуация обратная. Районный коэффициент начислять придётся. И северную надбавку — с учётом стажа.

В судебной практике есть показательная история.

Программист 1С работал удалённо из Железногорска Красноярского края. В трудовом договоре место работы было указано.

Но районный коэффициент ему то начисляли не полностью, то в некоторые месяцы не начисляли вовсе.

После увольнения программист обратился в суд.

Оказалось, что пересчитывать нужно не только зарплату. Ошибка повлияла и на отпускные, и на компенсацию за неиспользованный отпуск.

Суды подтвердили коэффициент 1,6 и право на восемь дополнительных дней отпуска.

Так что при оформлении удалёнщика вопрос «Откуда будете работать?» совсем не формальность.

А если сотрудник переехал и стал работать из другого региона, об этом должна знать и бухгалтерия.

📚 Определение 8-го КСОЮ от 16.04.2024 № 8Г-4678/2024 (88-7110/2024).

Письмо Роструда от 12.09.2023 № ПГ/18818-6-1.

🏖️ Три сотрудника. А график отпусков нужен?

У предпринимателя небольшой бизнес, всего три работника. Отпуска давно согласовали, договорённости оформили письменно.

Зачем ещё составлять график?

Вообще-то статья 123 ТК РФ требует утверждать его ежегодно. И количество сотрудников здесь значения не имеет.

Но у микропредприятий есть возможность упростить кадровый документооборот.

По статье 309.2 ТК РФ они могут отказаться от некоторых локальных нормативных актов, если необходимые условия включены в трудовые договоры на основе типовой формы.

Роструд считает, что это касается и графика отпусков.

Причём в пункте 22 типового трудового договора (постановление Правительства № 858) прямо предусмотрены два варианта: предоставлять отпуск по графику или по письменному соглашению сторон.

Получается, микропредприятие может выбрать второй вариант и не составлять график отпусков. Но здесь есть спорный момент.

Статья 123 ТК РФ требует утверждать график отпусков, а вопрос о том, можно ли отказаться от него по статье 309.2, остаётся спорным.

Роструд допускает такой вариант в письме от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1. Однако письмо не является нормативным актом, и при споре одной ссылки на него может оказаться недостаточно.

Поэтому я бы не советовала отказываться от графика только ради сокращения количества документов.

Если у вас микропредприятие, можно письменно согласовать отпуска с работниками, а затем на основании этих договорённостей составить график.

На трёх человек это не займёт много времени. Зато не придётся доказывать, почему обязательного по общему правилу документа у вас нет.

И не забывайте: график отпусков на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года.

Основание: ст. 123, 309.2 ТК РФ; постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858; письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1.

📱 НАЧАЛЬНИК НАПИСАЛ В 22:00. ВЫ ОБЯЗАНЫ ОТВЕЧАТЬ?

22:00. Клиент из Бразилии собирается перечислить компании крупную сумму, но его банк срочно запросил дополнительные документы. Без них платёж задержится, а впереди в Бразилии праздничные дни.

Руководитель пишет сотруднику:

— Срочно подготовьте документы! Клиент ждёт!

А сотрудник уже дома, удобно устроился на диване и смотрит сериал. Сообщение прочитал, но отвечать не стал.

Утром руководитель требует объяснений. Кто прав?

⚖️ Что говорит закон?

По общему правилу, после окончания рабочего дня сотрудник не обязан отвечать на рабочие сообщения. Время отдыха он использует по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ).

При этом само сообщение руководителя в 22:00 не является нарушением закона.

Одно дело — попросить посмотреть документы утром. Другое — потребовать выполнить поручение прямо сейчас.

Но ведь платёж действительно срочный!

Даже в такой ситуации для привлечения к сверхурочной работе необходимо соблюдать требования статьи 99 ТК РФ. Как правило, требуется письменное согласие сотрудника.

Риск задержки платежа — не чрезвычайное обстоятельство, позволяющее обойтись без согласия.

📌 А если ненормированный рабочий день?

Если такой режим законно установлен, работодатель вправе эпизодически привлекать сотрудника к работе за пределами рабочего времени (ст. 101 ТК РФ).

Но это не означает, что он обязан круглосуточно следить за рабочим чатом.

За ненормированный рабочий день положен дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трёх календарных дней (ст. 119 ТК РФ).

💰 Если сотрудник всё-таки выполнил поручение?

Время работы по поручению работодателя необходимо учитывать.

Сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере, а по желанию работника вместо повышенной оплаты может компенсироваться дополнительным временем отдыха (ст. 152 ТК РФ).

А выговор за молчание объявить можно?

Если у сотрудника не было обязанности отвечать на сообщения после работы, само по себе молчание не является дисциплинарным проступком.

Для взыскания работодатель должен доказать виновное нарушение трудовых обязанностей (ст. 192 ТК РФ).

💼 Что учесть работодателю?

Если срочные вопросы с иностранными клиентами возникают регулярно, предусмотрите подходящий график заранее.

Рабочий чат не заменяет установленный режим рабочего времени.

А у вас принято отвечать на сообщения начальника после работы? 👇