HR-Профессория

📁 Что должно лежать в личном деле сотрудника, а что нет?

Личное дело удобно для порядка, но легко уйти в крайности: положить туда всё подряд или убрать нужное. Разбираемся 👇

📌 Личное дело обязательно?
Для обычной коммерческой организации общей обязанности вести личные дела нет. Работодатель сам решает, вести ли их, и закрепляет порядок в локальном акте.

Обязательны они для госслужащих (ст. 42 Закона № 79-ФЗ) и муниципальных служащих (ст. 30 Закона № 25-ФЗ).

📌 Что можно положить в дело
Единого перечня нет, состав определяет работодатель. Обычно это:
— заявление о приёме
— трудовой договор и допсоглашения
— документы о переводах и изменении условий
— документы об образовании, квалификации и обучении
— документы об аттестации
— документы о поощрениях
— другое, что предусмотрено вашим локальным актом

⚠️ Не складывайте в дело все кадровые документы подряд. У них разные сроки хранения. Приказ об отпуске хранится 5 лет, но, если положить его в личное дело, срок вырастет до срока дела. Поэтому состав дела лучше определить заранее.

📌 Копии паспорта, СНИЛС, ИНН
Работник предъявляет их при приёме (ст. 65 ТК РФ), но это не значит, что копии нужно оставлять в деле. Персональные данные не должны быть избыточными (ст. 5 Закона № 152-ФЗ).

👉 Есть конкретная законная цель: хранить можно
👉 Цели нет, копия лежит «на всякий случай»: это риск

Суды уже рассматривали такие ситуации. ФАС Северо-Кавказского округа признал избыточным хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о браке и свидетельства о рождении ребёнка работника: для заявленных целей такой объём данных не требовался.

📌 Согласие работника всё решает?
Нет. Даже с согласием объём данных должен соответствовать целям. Сначала определите, зачем нужна копия, а потом решайте, хранить ли её.

📌 Сколько хранить личное дело?
🔹 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года
🔹 75 лет, если до этой даты
(ст. 445 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

«ЭПК» значит, что после этого срока документы могут отобрать на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности.

📌 Главное
Личное дело — не папка «всё о сотруднике». Правильный подход:
📂 определите состав дела локальным актом
📌 кладите только то, что связано с работой
🔐 не собирайте лишние персональные данные
📄 не копируйте документы «на всякий случай»

🏖 Как оформить ежегодный отпуск: пошагово

Разбираем порядок от графика до выплаты отпускных.

Шаг 1. График и уведомление
Если отпуск идёт по утверждённому графику, заявление работника, как правило, не нужно.

Но ознакомление с графиком не заменяет уведомление о начале конкретного отпуска. Работника нужно известить под подпись не позднее чем за 2 недели до начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Это подтверждает письмо Роструда от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1.

Формы уведомления нет. Подойдёт отдельное извещение, лист ознакомления или отметка прямо в графике отпусков.

Шаг 2. Приказ
Приказ об отпуске обязателен не по форме, а по сути. Можно использовать:
▪ Т-6, а для нескольких работников Т-6а
▪ свою форму

Формы Т-6 и Т-6а утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но после Закона № 402-ФЗ унифицированные формы, как правило, необязательны.

⚠️ Общего срока издания приказа в законе нет. Если приказ служит ещё и уведомлением, ознакомьте с ним работника за 2 недели до отпуска.

Шаг 3. Расчёт отпускных
Считаем средний заработок по ст. 139 ТК РФ. Записку-расчёт Т-60 можно использовать, но можно и свой документ.

Шаг 4. Выплата
Отпускные нужно выплатить не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Считаются все дни, и выходные тоже.

Если срок выпал на выходной или праздник, платим накануне (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Выплатить раньше можно.

⚠️ Частая ошибка
Выплатить отпускные в день начала отпуска или позже. За это грозит:
‼️ штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ
‼️ компенсация работнику по ст. 236 ТК РФ: не меньше 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки

❗ И ещё
Если вы не уведомили работника за 2 недели или опоздали с отпускными, по его заявлению отпуск нужно перенести (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Так что это не мелкая формальность.

📄 Коротко
График → уведомление за 2 недели → приказ → расчёт → выплата за 3 календарных дня до отпуска.

🧠 Профдеформация кадровика: как не начать проверять меню в ресторане на ошибки

Коллеги, узнаете себя?
🔹 Читаете договор с провайдером и ищете ошибки в датах
🔹 На слово «увольнение» мозг сразу подгружает ст. 81 ТК РФ
🔹 Видите объявление «требуется менеджер» и злитесь, что нет сроков
🔹 Не можете расслабиться в выходные: «А вдруг придёт ГИТ?»

Поздравляю: у вас профдеформация. И это нормально 👇

Почему мы в зоне риска?
Кадры — это не только бумажки. Это чужие конфликты, увольнения, болезни и обиды каждый день. Мы защищаем компанию от штрафов, а сотрудника — от произвола, и всё это пропускаем через себя.

Отсюда привычки: всё контролировать, перепроверять по три раза и искать риски там, где их нет.

🚩 Когда бить тревогу?
Если вы стали циничной, раздражаетесь из-за чужого «я потом донесу», а воинский учёт снится по ночам.

Цена кадровой ошибки высока. Но цена выгорания ещё выше.

🛠 Что делать?
1️⃣ Ставьте границы. Закрыли ноутбук — закрыли тему ТК РФ. Дома вы не инспектор.
2️⃣ Снимите корону перфекциониста. 100% рисков не закроет никто.
3️⃣ Передайте рутину шаблонам и КЭДО.
4️⃣ Общайтесь с коллегами. Только они понимают, каково это — узнавать об изменениях в законе за день до вступления в силу.

Берегите себя. Самый грамотный кадровик — это отдохнувший кадровик ❤️‍🩹

🖊 Кто имеет право подписывать кадровые приказы?
Спойлер: не только директор и не всегда начальник отдела кадров.

По ч. 6 ст. 20 ТК РФ документы от имени работодателя может подписывать не только руководитель, но и уполномоченное им лицо.

Как передать право подписи заместителю или кадровику?
Трудовой кодекс не требует жёсткой формы. Полномочия можно закрепить:
🔹 приказом или распоряжением
🔹 трудовым договором или должностной инструкцией
🔹 доверенностью

💡 Лучше совместить: издать приказ и выдать доверенность.

⚠️ Частые мифы

❌ Миф 1: «Я начальник отдела кадров, значит, могу подписывать всё»
Должность сама по себе полномочий не даёт. Если дойдёт до спора, работодателю придётся доказывать, что у подписанта было право именно на это действие.

❌ Миф 2: «Если в уставе подпись закреплена за директором, для передачи права нужно менять устав»
Роструд разъяснял: не обязательно, достаточно приказа или доверенности. Но устав всё равно проверьте: в нём могут быть ограничения.

🕵️ А если директор в отпуске?
Одной приписки «и.о.» перед должностью мало. Нужен приказ о возложении обязанностей, и в подписи это должно быть указано.

📋 Чек-лист: как проверить подписанта
✅ Есть документ, который даёт полномочия (приказ, доверенность)
✅ Конкретное действие входит в эти полномочия (право нанимать не всегда значит право увольнять)
✅ Доверенность действует на дату подписи
✅ В уставе и локальных актах нет прямых запретов

⚖️ Из практики (2025 год)
В одном деле суд признал приказ законным: была доверенность с прямым правом подписывать кадровые документы. В другом увольнение отменили: не нашли доказательств, что подписант мог расторгать трудовой договор.

💡 Главное: право подписи есть у того, чьи полномочия оформлены на бумаге и охватывают это конкретное действие.

👇 А как у вас? Приказы подписывает только директор или кадровики по доверенности? Напишите в комментариях!

Кадровое дело: просто и по делу 📑
Привет! Это канал HR-Профессория: продолжение моей группы в ВК.
Здесь буду делиться тем, что помогает в ежедневной работе кадровика:
📌 практические советы и инструкции
📋 образцы кадровых документов
✅ чек-листы: от отпусков до переводов в 1С
📊 шпаргалки, таблицы и памятки
💼 разборы рабочих ситуаций и изменений в законах

Пишу простым языком, без воды.
Вся база материалов тоже есть в группе ВК: https://vk.ru/hr_professor

Сохраняйте полезное и заглядывайте почаще 🤝