О зарплате и кадрах простыми словами

❄️ КОМПАНИЯ НА СЕВЕРЕ, СОТРУДНИК В МОСКВЕ. А СЕВЕРНЫЕ НАДБАВКИ ПОЛОЖЕНЫ?

Нет. Если человек постоянно работает удалённо из Москвы, северные выплаты ему не положены только потому, что работодатель находится на Севере.

А вот если компания московская, а сотрудник работает из Норильска, ситуация обратная. Районный коэффициент начислять придётся. И северную надбавку — с учётом стажа.

В судебной практике есть показательная история.

Программист 1С работал удалённо из Железногорска Красноярского края. В трудовом договоре место работы было указано.

Но районный коэффициент ему то начисляли не полностью, то в некоторые месяцы не начисляли вовсе.

После увольнения программист обратился в суд.

Оказалось, что пересчитывать нужно не только зарплату. Ошибка повлияла и на отпускные, и на компенсацию за неиспользованный отпуск.

Суды подтвердили коэффициент 1,6 и право на восемь дополнительных дней отпуска.

Так что при оформлении удалёнщика вопрос «Откуда будете работать?» совсем не формальность.

А если сотрудник переехал и стал работать из другого региона, об этом должна знать и бухгалтерия.

📚 Определение 8-го КСОЮ от 16.04.2024 № 8Г-4678/2024 (88-7110/2024).

Письмо Роструда от 12.09.2023 № ПГ/18818-6-1.

🏖️ Три сотрудника. А график отпусков нужен?

У предпринимателя небольшой бизнес, всего три работника. Отпуска давно согласовали, договорённости оформили письменно.

Зачем ещё составлять график?

Вообще-то статья 123 ТК РФ требует утверждать его ежегодно. И количество сотрудников здесь значения не имеет.

Но у микропредприятий есть возможность упростить кадровый документооборот.

По статье 309.2 ТК РФ они могут отказаться от некоторых локальных нормативных актов, если необходимые условия включены в трудовые договоры на основе типовой формы.

Роструд считает, что это касается и графика отпусков.

Причём в пункте 22 типового трудового договора (постановление Правительства № 858) прямо предусмотрены два варианта: предоставлять отпуск по графику или по письменному соглашению сторон.

Получается, микропредприятие может выбрать второй вариант и не составлять график отпусков. Но здесь есть спорный момент.

Статья 123 ТК РФ требует утверждать график отпусков, а вопрос о том, можно ли отказаться от него по статье 309.2, остаётся спорным.

Роструд допускает такой вариант в письме от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1. Однако письмо не является нормативным актом, и при споре одной ссылки на него может оказаться недостаточно.

Поэтому я бы не советовала отказываться от графика только ради сокращения количества документов.

Если у вас микропредприятие, можно письменно согласовать отпуска с работниками, а затем на основании этих договорённостей составить график.

На трёх человек это не займёт много времени. Зато не придётся доказывать, почему обязательного по общему правилу документа у вас нет.

И не забывайте: график отпусков на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года.

Основание: ст. 123, 309.2 ТК РФ; постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858; письмо Роструда от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1.

📱 НАЧАЛЬНИК НАПИСАЛ В 22:00. ВЫ ОБЯЗАНЫ ОТВЕЧАТЬ?

22:00. Клиент из Бразилии собирается перечислить компании крупную сумму, но его банк срочно запросил дополнительные документы. Без них платёж задержится, а впереди в Бразилии праздничные дни.

Руководитель пишет сотруднику:

— Срочно подготовьте документы! Клиент ждёт!

А сотрудник уже дома, удобно устроился на диване и смотрит сериал. Сообщение прочитал, но отвечать не стал.

Утром руководитель требует объяснений. Кто прав?

⚖️ Что говорит закон?

По общему правилу, после окончания рабочего дня сотрудник не обязан отвечать на рабочие сообщения. Время отдыха он использует по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ).

При этом само сообщение руководителя в 22:00 не является нарушением закона.

Одно дело — попросить посмотреть документы утром. Другое — потребовать выполнить поручение прямо сейчас.

Но ведь платёж действительно срочный!

Даже в такой ситуации для привлечения к сверхурочной работе необходимо соблюдать требования статьи 99 ТК РФ. Как правило, требуется письменное согласие сотрудника.

Риск задержки платежа — не чрезвычайное обстоятельство, позволяющее обойтись без согласия.

📌 А если ненормированный рабочий день?

Если такой режим законно установлен, работодатель вправе эпизодически привлекать сотрудника к работе за пределами рабочего времени (ст. 101 ТК РФ).

Но это не означает, что он обязан круглосуточно следить за рабочим чатом.

За ненормированный рабочий день положен дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трёх календарных дней (ст. 119 ТК РФ).

💰 Если сотрудник всё-таки выполнил поручение?

Время работы по поручению работодателя необходимо учитывать.

Сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере, а по желанию работника вместо повышенной оплаты может компенсироваться дополнительным временем отдыха (ст. 152 ТК РФ).

А выговор за молчание объявить можно?

Если у сотрудника не было обязанности отвечать на сообщения после работы, само по себе молчание не является дисциплинарным проступком.

Для взыскания работодатель должен доказать виновное нарушение трудовых обязанностей (ст. 192 ТК РФ).

💼 Что учесть работодателю?

Если срочные вопросы с иностранными клиентами возникают регулярно, предусмотрите подходящий график заранее.

Рабочий чат не заменяет установленный режим рабочего времени.

А у вас принято отвечать на сообщения начальника после работы? 👇

🚆 ЭЛЕКТРИЧКА ОПОЗДАЛА НА ЧАС. МОЖНО ОБЪЯВИТЬ СОТРУДНИКУ ВЫГОВОР?

Сотрудник пришёл на работу с часовым опозданием.

— Почему опоздали?
— Электричка задержалась. Вот справка от перевозчика.

Казалось бы, вопрос закрыт. Есть справка — значит, причина уважительная.

Но не всё так просто.

📌 Справка не освобождает от ответственности автоматически

По ст. 192 ТК РФ дисциплинарное взыскание возможно только за виновное нарушение трудовых обязанностей.

При этом в Трудовом кодексе нет перечня уважительных причин опоздания.

Первоначально обстоятельства оценивает работодатель. Но если сотрудник оспорит взыскание, его законность проверит суд.

⚖️ А что говорят суды?

Московский городской суд, определение от 12.10.2010 № 33-26982/10.

Работница неоднократно опаздывала и представляла справки перевозчика о задержках автобусов, в том числе на час и на 50 минут.

Однако суд не признал задержки автобусов уважительной причиной. При рассмотрении дела учитывались и другие нарушения трудовой дисциплины.

В итоге суд поддержал работодателя.

Вывод: даже официальная справка перевозчика не гарантирует, что опоздание признают уважительным.

📌 Что нужно выяснить работодателю?

▪️ Задержка транспорта была неожиданной или о ней сообщали заранее?

▪️ Была ли у сотрудника реальная возможность добраться другим способом и прибыть вовремя?

▪️ Предупредил ли он руководителя об опоздании?

▪️ Предпринял ли разумные меры, чтобы приехать вовремя?

И обязательно запросите письменное объяснение работника — этого требует ст. 193 ТК РФ.

Так можно объявить выговор?

Да, если работодатель установил вину сотрудника, учёл обстоятельства опоздания и соблюдена процедура применения взыскания.

Если работник оспорит выговор, работодателю придётся обосновать его законность.

Но если электричка задержалась внезапно, реальной возможности добраться вовремя не было, а работник предпринял все разумные меры, выговор может оказаться незаконным.

📌 Главное

Справка о задержке электрички — не гарантия признания причины уважительной.

Но и сам факт опоздания ещё не означает, что сотрудника можно наказать.

Сначала выясняем обстоятельства. Потом принимаем решение о взыскании.

Основание: ст. 192–193 ТК РФ.

Судебная практика: определение Московского городского суда от 12.10.2010 № 33-26982/10.

📌 6-НДФЛ готов. А налог не сходится. Где ошибка?

Сформировали 6-НДФЛ за 9 месяцев. Проверяете суммы и видите: исчисленный налог больше удержанного.

Первая мысль: «Кому-то недоудержали НДФЛ!»

Но ошибка есть не всегда. Вот пример.

Сотрудник съездил в командировку по России на два дня.

Суточные — 1 000 ₽ в день. Всего выплатили 2 000 ₽.

Для НДФЛ необлагаемый лимит — 700 ₽ в день.

Получается:

▪️ 1 400 ₽ — не облагаются налогом;
▪️ 600 ₽ — облагаются;
▪️ 78 ₽ — НДФЛ по ставке 13%.

🔹 А теперь посмотрим на даты.

Суточные выдали перед поездкой. Авансовый отчёт утвердили 23 сентября.

По Налоговому кодексу доход в виде сверхнормативных суточных считается полученным 30 сентября — в последний день месяца утверждения авансового отчёта.

Поэтому 600 ₽ дохода и 78 ₽ исчисленного НДФЛ попадают в расчёт за 9 месяцев.

А удержать налог из чего?

Следующая выплата сотруднику — зарплата 5 октября. Из неё и удержали 78 ₽.

В результате в 6-НДФЛ за 9 месяцев по этим суточным:

✅ Доход 600 ₽ — отражён.
✅ Исчисленный НДФЛ 78 ₽ — отражён.
➖ Удержанный НДФЛ 78 ₽ — не отражён: налог удержали только 5 октября.

И это не ошибка.

Поэтому, если исчисленный НДФЛ больше удержанного, не спешите исправлять отчёт. Сначала выясните причину расхождения.

Основание: п. 1 ст. 217, подп. 6 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ.

📌 Зарплатная отчётность за 9 месяцев: два момента, которые легко упустить

26 октября — последний день сдачи основной зарплатной отчётности за 9 месяцев 2026 года.

Перед отправкой обратите внимание на две ситуации.

🔹 1. Зарплату начислили, а в 6-НДФЛ её нет

Окончательный расчёт по зарплате за сентябрь начислили 30 сентября, а выплатили сотрудникам 5 октября.

В РСВ за 9 месяцев эта сумма есть, а в 6-НДФЛ — нет.

Ошибка? Нет.

Доход в виде зарплаты признаётся в день её фактической выплаты сотруднику. Если зарплату начислили, но не выплатили, в 6-НДФЛ её не отражают.

Поэтому выплата 5 октября попадёт в годовой расчёт 6-НДФЛ. При этом доход отражается в сумме до удержания налога.

А в РСВ зарплату отражают в месяце начисления, независимо от даты выплаты.

Но это лишь одна из причин расхождений между 6-НДФЛ и РСВ.

Есть и другие. Например, пособие за первые три дня болезни, выплаченное работодателем, облагается НДФЛ, но не страховыми взносами.

Поэтому не нужно пытаться сделать суммы одинаковыми. Нужно разобраться в причине расхождения.

🔹 2. Отчёт заполнен правильно, а налоговая его не принимает

Такое возможно с персонифицированными сведениями за сентябрь.

По НК РФ их представляют ежемесячно.

Но ФНС разъяснила: если сведения за сентябрь включены в раздел 3 РСВ за 9 месяцев, отдельную форму можно не сдавать.

Основание — письмо ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@.

А если вы решили сдать обе формы?

Сначала отправьте персонифицированные сведения за сентябрь и дождитесь их приёма. Только после этого направляйте РСВ.

Если РСВ уже принят, налоговая может отказать в приёме персонифицированных сведений за тот же период.

📌 Что сдаём до 26 октября?

За 9 месяцев 2026 года:

✔️ 6-НДФЛ — в ФНС.
✔️ РСВ — в ФНС.
✔️ Раздел 2 ЕФС-1 (взносы на травматизм) — в СФР.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 по приёму и увольнению работников представляют при соответствующих кадровых событиях, а не раз в квартал.

И ещё один важный момент: после отправки отчётов обязательно проверьте, что они приняты. Отправленный отчёт не всегда означает сданный.

❗ Это основной набор отчётов для работодателей на обычных налоговых режимах. Для АУСН действуют особые правила.

💬 Какой отчёт вызывает больше вопросов — 6-НДФЛ, РСВ или ЕФС-1? Разберём его отдельно.

Наняли первого сотрудника. Где взять тариф на травматизм?

ИП открыл магазин и принял первого продавца.

С зарплатой и страховыми взносами разобрались. Остался вопрос: по какому тарифу начислять взносы на травматизм?

Можно взять минимальные 0,2%? Ведь работа в магазине не связана с особой опасностью.

Нет. Тариф самостоятельно не выбирают.

📌 От чего зависит тариф?

Все виды экономической деятельности распределены по 32 классам профессионального риска.

Для каждого класса установлен свой тариф — от 0,2% до 8,5%.

СФР определяет тариф по основному ОКВЭД в ЕГРИП или ЕГРЮЛ.

Если есть основной ОКВЭД отчётного типа, используют его. Если нет — основной ОКВЭД заявительного типа.

📌 Где узнать свою ставку?

Когда ИП впервые нанимает сотрудника, СФР регистрирует его по страхованию от несчастных случаев без отдельного заявления.

После регистрации фонд направляет уведомление с установленным тарифом.

Не получили уведомление? Уточните тариф в территориальном отделении СФР.

📌 Когда и куда платить?

Взносы на травматизм перечисляют отдельным платежом, не в составе ЕНП.

Срок уплаты — не позднее 15-го числа следующего месяца. Если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший рабочий день.

Для ИП на АУСН действует другой порядок: в 2026 году взносы на травматизм уплачивают в фиксированном размере — 2 959 рублей за год.

📚 Основание: ст. 6, 21, 22 Федерального закона № 125-ФЗ; Федеральный закон № 179-ФЗ.

Актуально на 20.10.2026.