Налоги без паники | Head&Heart

Что делать, если пришло требование из налоговой?

Требование ФНС — не всегда штраф. Это сигнал, что инспекция увидела ошибку, расхождение или хочет подтвердить данные по операции. Не игнорируйте документ и не отвечайте «на всякий случай»: сначала разберитесь, что запрашивается, проверьте учёт и подготовьте обоснованный ответ.

Зафиксируйте требование

Сохраните документ, зафиксируйте номер, дату, налог, период и суть запроса. Назначьте ответственного за подготовку ответа. Если требование направлено по ТКС, оно считается полученным на шестой рабочий день после отправки налоговой; с этой даты отсчитываются сроки ответа.

Определите вид требования

Требование может касаться пояснений, документов, исправления ошибки в декларации, вызова для дачи пояснений либо уплаты налога, пеней или штрафа. От вида зависит срок и содержание ответа.

Проверьте срок

При ошибках, противоречиях или несоответствиях в декларации пояснения или исправления обычно нужно представить в течение пяти дней. Документы по налоговой проверке — в течение 10 дней со дня получения требования. Если не успеваете, на следующий день уведомите инспекцию о причине и сроке представления.

Сверьте данные

Сопоставьте декларацию с данными 1С, банковской выпиской, кассовыми документами, договорами, первичкой, актами сверки, сведениями маркетплейсов и данными по ЕНС. Важно понять не только, какая цифра вызвала вопрос, но и почему она возникла.

Определите, есть ли ошибка

Если декларация верна, а расхождение объясняется реальной операцией, подготовьте пояснения и приложите подтверждения. Если ошибка не занижает налог, обычно достаточно пояснений или исправления. Если налог занижен, внесите изменения и подайте уточнённую декларацию.

Рассчитайте доплату

При занижении налога рассчитайте недоимку и пени, проверьте остаток на ЕНС, обеспечьте средства для погашения и подайте уточнённую декларацию. Чтобы снизить риск штрафа, сделайте это до того, как нарушение обнаружит налоговая или назначит выездную проверку, и обеспечьте на ЕНС сумму недоимки и пеней.

Подготовьте пояснения

Не отправляйте формальный ответ «ошибок нет, просим разобраться». Укажите реквизиты компании или ИП, номер и дату требования, налог и период, показатель, вызвавший вопрос, операцию, которая его сформировала, подтверждающие документы, наличие ошибки и способ её исправления, перечень приложений и просьбу учесть пояснения. Приложите выписки из регистров учёта и другие документы, подтверждающие данные декларации.

Соберите только нужные документы

Не отправляйте весь архив. Приложите только то, что относится к запросу: договор, счёт, акт, накладную или УПД, платёжное поручение, банковскую выписку, кассовый чек, товарную накладную, счёт-фактуру, акт сверки, кадровые документы, расчёт зарплаты или пояснительную записку.

Отправьте ответ и сохраните подтверждение

Направьте документы и пояснения через канал, указанный в требовании, чаще всего через ТКС. Сохраните квитанцию о приёме, подтверждение отправки, дату и убедитесь, что все приложения переданы. Если квитанция о приёме не направлена, налоговая может приостановить операции по счетам.

Контролируйте ЕНС

После подачи уточнённой декларации при доплате сальдо ЕНС уменьшится в день подачи, но не раньше срока уплаты налога. При уменьшении налога изменение произойдёт после камеральной проверки, которая длится до трёх месяцев. Отслеживайте ЕНС, начисления и новые требования.

Чего делать не стоит

Игнорировать требование, отвечать без сверки данных, отправлять все документы подряд, подавать уточнённую декларацию без расчёта последствий, исправлять только один период при системной ошибке, придумывать пояснения, менять документы задним числом или платить налог без пеней.

Когда пора менять систему налогообложения?

Налоговый режим выбрали при открытии бизнеса. Но подходит ли он вам сейчас?

Компания могла начать с одной системы налогообложения, а через несколько лет измениться: вырос оборот, появились сотрудники, новые направления и клиенты.

Признаки, что пора пересмотреть налоговую модель:

✅выручка приблизилась к важным порогам;
✅появились крупные покупатели, которым нужен НДС;
✅ расходы выросли, но налог по-прежнему считается с доходов;
✅ бизнес начал работать с маркетплейсами;
✅появилась новая деятельность;
✅изменились региональные условия;
✅сумма налога стала неприятным сюрпризом;
✅собственник не понимает, сколько реально остаётся после налогов.

В 2026 году отдельное внимание нужно уделить НДС на УСН: для освобождения от НДС действует порог дохода 20 млн рублей, а при превышении порога нужно оценить новые обязательства и варианты ставок.

Не стоит менять режим только потому, что «у знакомого так выгоднее». Сначала сравните налоговую нагрузку на цифрах и проверьте, соответствует ли бизнес условиям выбранной системы.

Head&Heart помогает пересматривать налоговую модель не по привычке, а с учётом оборота, расходов, клиентов и планов роста.

Ошибка бухгалтера: кто заплатит за штраф налоговой?

Многие считают: ошибся бухгалтер — пусть и платит штраф. Но перед налоговой отвечает компания, а ответственность бухгалтера зависит от формы работы.

💼 Кейс: штраф из-за ошибки в отчетности

Владелец ООО из Краснодара обратился в бухгалтерскую компанию: его торговая фирма со штатом 5 человек получила штраф и пени из-за несданной вовремя декларации.

Директор потребовал возместить всю сумму, но бухгалтер отказался: документы предоставлял сам руководитель.

❓Что выяснили

Отчетность сдана с нарушением срока, подтверждений задержки документов не было, условия о полной материальной ответственности в договоре отсутствовали. Ущерб — штраф и пени.

❕Важно: перед ФНС за учет, сроки отчетности и уплату налогов отвечает организация, а не бухгалтер.

❓Кто отвечает

Штатный бухгалтер обычно возмещает только прямой ущерб, чаще в пределах среднего заработка. Полная ответственность главбуха возможна, если закреплена договором или доказан умысел. При ГПХ или аутсорсинге ответственность определяет договор.

❔Как разрешился кейс

Мы зафиксировали ущерб, собрали переписку, проверили договор и подготовили претензию. Стороны договорились о частичном возмещении, а порядок передачи документов изменили.

✅ Вывод

Бухгалтер не обязан компенсировать весь штраф, если не мог предотвратить ошибку: например, руководитель задержал документы. Прежде чем требовать возмещение, проверьте: кто отвечал за операцию, мог ли бухгалтер предотвратить ошибку, какие сроки нарушены и что закреплено в договоре. Регламент и документооборот защищают обе стороны.

Изменения в законах за неделю: 19–25 октября 2026

На неделе опубликованы в основном бюджетные, отраслевые и технические изменения.
Для бизнеса наиболее значимы продление возможности менять цену строительных контрактов из-за НДС, новые правила для туризма, таможенного мониторинга и платформенной экономики.

🟢Строительные контракты: цену можно менять из-за НДС
Правительство продлило возможность корректировать цену контрактов для федеральных нужд в сфере строительства, если ставка НДС выросла, а в договоре не была предусмотрена новая ставка.

Менять цену можно по соглашению сторон до 1 октября 2027 года. Это касается контрактов, заключённых до 2026 года.

Кому важно: подрядчикам, заказчикам строительства и компаниям, работающим с госконтрактами.

Что сделать: проверить условия договоров, порядок согласования цены и документы, подтверждающие изменение НДС.

🟢Туризм: сведения о договорах будут поступать на Госуслуги
Постановление Правительства РФ от 21 октября 2026 года № 1396 меняет порядок взаимодействия в туристической сфере. Информация о заключении и изменении договора с туроператором или турагентом будет поступать на Госуслуги тем, кто зарегистрирован в ЕСИА.

Кому важно: туроператорам, турагентствам, онлайн-сервисам бронирования и компаниям, продающим туристские продукты.

Что сделать: проверить, как будет передаваться информация о договорах и какие данные необходимо согласовать с клиентом.

🟢Продлён эксперимент по таможенному мониторингу
С 19 октября продлён до 31 марта 2029 года эксперимент по таможенному мониторингу учёта товаров. Постановление также уточняет условия участия в нём.

Кому важно: импортёрам, экспортёрам, логистическим компаниям и участникам внешнеэкономической деятельности.

Что сделать: проверить, участвует ли компания в эксперименте, и оценить, как изменения повлияют на документооборот и учёт товаров.

🟢 Платформенная экономика: новые правила для платформ и самозанятых
С 1 октября 2026 года начали применяться ключевые положения закона о платформенной экономике. Они затрагивают маркетплейсы, сервисы доставки, такси и другие цифровые платформы.

Для бизнеса это означает:

- платформы должны заранее уведомлять партнёров об изменении условий;

- в карточках товаров нужно размещать сведения о продавце, сертификатах, лицензиях и маркировке;

- покупатели могут предъявлять требования продавцу напрямую через интерфейс платформы;

- ограничивается систематическая работа самозанятого с одним заказчиком через онлайн-платформу: такой занятостью считается работа от 60 часов в месяц в течение полугода.

Кому важно: селлерам, маркетплейсам, сервисам доставки, такси, платформам с самозанятыми и компаниям, привлекающим исполнителей.

Что сделать: проверить договоры с платформами, порядок уведомлений, данные в карточках товаров и статус самозанятых исполнителей.

🟢Изменения для самозанятых на платформах
Закон о платформенной экономике уточняет взаимодействие операторов посреднических цифровых платформ с партнёрами-исполнителями.

Самозанятый может продолжать работать с другими заказчиками через ту же платформу, но систематическая работа с одним заказчиком в определённом объёме может влиять на его статус и налоговые последствия.

Кому важно: самозанятым, платформам и компаниям, которые привлекают исполнителей через цифровые сервисы.

Что сделать: пересмотреть договоры и порядок взаимодействия с самозанятыми, особенно если сотрудничество регулярное и длительное.

Сколько прибыли я реально заработал: считаем доход, расходы и налоги без иллюзий

«Мы заработали 1,2 миллиона за квартал» — такую фразу мы нередко слышим от клиентов. Но когда начинаем смотреть банковскую выписку, акты, счета и налоговые начисления, выясняется: это была выручка, а не прибыль.

Выручка — не прибыль
В бухгалтерском смысле выручка — это доходы от обычных видов деятельности: оплата услуг, продажи товаров, выполненные работы. Прибыль же показывает, сколько осталось после расходов.

Упрощенно формула выглядит так:
Финансовый результат = доходы − расходы
Но для налогов одной этой формулы мало. Расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены: нужны договоры, акты, накладные, счета, платежные документы. Без первички даже реальную затрату бывает сложно принять к налоговому учету.

Наш пример: сколько поступило денег
Предположим, за квартал наша компания оказала бухгалтерские и налоговые услуги 40 клиентам. Поступления на расчетный счет составили 1 200 000 рублей.

На первый взгляд, это хороший результат. Но сразу вычтем то, что не является «чистым» заработком:
• авансы, по которым услуги еще не оказаны;
• оплату подрядчикам и партнерам;
• налоги и взносы;
• расходы на программное обеспечение, связь, рекламу и аренду;
• резервы на будущие обязательства.

Именно поэтому мы никогда не называем поступления прибылью. Сначала проверяем, за что пришли деньги, какие документы есть по каждой операции и какие обязательства возникнут дальше.
Какие расходы мы учли

За квартал с выручки в 1 200 000 рублей мы учли следующие основные расходы:
• Оплата труда бухгалтеров и специалистов — 420 000 рублей.
• Страховые взносы — 126 000 рублей.
• Аренда офиса и коммунальные платежи — 90 000 рублей.
• Программы, ЭДО, справочные системы — 60 000 рублей.
• Реклама и продвижение — 80 000 рублей.
• Услуги подрядчиков — 50 000 рублей.
• Связь, канцелярия и банковское обслуживание — 24 000 рублей.
Итого расходы за квартал: 850 000 рублей.

Получается простой расчет:
1 200 000 рублей дохода − 850 000 рублей расходов = 350 000 рублей.
Это промежуточный финансовый результат. Но называть его чистой прибылью пока рано: впереди налоги, обязательные платежи и резервы на развитие бизнеса.

Считаем налог в нашем примере
Допустим, компания применяет УСН «доходы минус расходы» со стандартной ставкой 15%.
• Доходы: 1 200 000 рублей.
• Подтвержденные расходы: 850 000 рублей.
• Налоговая база: 350 000 рублей.
• Налог: 350 000 × 15% = 52 500 рублей.
Проверяем минимальный налог: 1% от доходов = 12 000 рублей. Обычный налог больше, поэтому платим 52 500 рублей.
После налога остается:
1 200 000 − 850 000 − 52 500 = 297 500 рублей.
Это уже более близкая к реальности цифра. Но и ее мы не считаем полностью свободным заработком.

Как мы считаем прибыль клиентов
В нашей практике мы рекомендуем собственникам бизнеса регулярно смотреть не только остаток на счете, а четыре показателя:
1. Выручка — сколько денег принес бизнес.
2. Расходы — сколько потрачено на деятельность.
3. Налоговая нагрузка — сколько нужно заплатить государству.
4. Чистая прибыль — что осталось после всех обязательных платежей и резервов.

Такой подход помогает вовремя увидеть, какие услуги приносят доход, какие расходы можно сократить и хватает ли бизнесу денег на развитие.

Главный вывод
Реальная прибыль — это не сумма на расчетном счете и не оборот компании. Это результат, который остается после учета доходов, подтвержденных расходов, налогов и резервов.