Емцова Марина | Управление персоналом без потерь

📅 Рабочий год и календарный год: не путайте, иначе отпуск посчитаете неправильно
Каждый год в компаниях происходит одна и та же сцена. Кадровик составляет график отпусков на календарный год, а потом выясняется, что у сотрудника «накопились» дни, которые ему не положены. Или наоборот: человек уходит в отпуск, а ему говорят, что он ещё не заработал.
Причина одна: путаница между рабочим годом и календарным годом. Это два разных периода, и они решают разные задачи.
Разберём по-простому.
📌 Календарный год: для графика отпусков
Календарный год это с 1 января по 31 декабря.
Он нужен для планирования. График отпусков составляют именно на календарный год: с 1 января по 31 декабря. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала года, то есть до 17 декабря.
Зачем нужен календарный год: чтобы распределить отпуска сотрудников по месяцам с учётом производственной загрузки. Кто-то идёт в отпуск в мае, кто-то в августе, кто-то в декабре.
Важно: график это план. Он не определяет, сколько дней отпуска заработал сотрудник.
📌 Рабочий год: для расчёта остатка дней
Рабочий год это 12 месяцев с даты приёма сотрудника на работу.
Пример: сотрудник принят 15 марта 2024 года. Его рабочий год: с 15 марта 2024 по 14 марта 2025. Следующий: с 15 марта 2025 по 14 марта 2026. И так далее.
Зачем нужен рабочий год: чтобы посчитать, сколько дней отпуска сотрудник заработал и сколько может использовать.
Право на отпуск за первый год работы возникает через 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ). Но полностью 28 дней сотрудник зарабатывает за полный рабочий год.
⚠️ Важный нюанс: рабочий год может сдвигаться
Это то, о чём часто забывают. Рабочий год не всегда идёт ровно 12 месяцев подряд. Некоторые периоды не включаются в отпускной стаж, и тогда границы рабочего года смещаются.
Что не включается в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ):
🔹 Отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 календарных дней в течение рабочего года. Всё, что больше 14 дней, из стажа исключается. А значит, рабочий год сдвигается на количество «лишних» дней.
🔹 Отпуск по уходу за ребёнком до достижения им 3 лет. Весь период, пока сотрудник в таком отпуске, в стаж для ежегодного отпуска не засчитывается. Рабочий год сдвигается на всё время декрета.
🔹 Время отсутствия без уважительных причин (прогул).
🔹 Время отстранения от работы по вине работника (например, за появление в нетрезвом виде, непрохождение медосмотра, непрохождение обучения по охране труда).
⚠️ Почему это критично не путать
Ошибка №1. Считать отпускной стаж по календарным годам
Ошибка №2. Не отслеживать сдвиг рабочего года
Ошибка №3. Записывать в график дни, которые ещё не заработаны
Ошибка №4. Считать остаток на 31 декабря
📌 Как правильно считать остаток
Остаток дней отпуска это всегда результат по рабочим годам, а не по календарным.
Алгоритм простой:
1️⃣ Определите рабочий год сотрудника (12 месяцев с даты приёма).
2️⃣ Проверьте, не сдвигается ли он из-за отпусков за свой счёт, декрета, прогулов.
3️⃣ Посчитайте, сколько дней он заработал за каждый рабочий год.
4️⃣ Вычтите использованные дни.
5️⃣ Остаток это то, что он может взять.

✅ Что сделать прямо сейчас
1️⃣ Проверьте, как у вас считают отпускной стаж: по рабочим годам или по календарным.
2️⃣ Проверьте, есть ли сотрудники, у которых рабочий год сдвигался: длительные отпуска за свой счёт, декрет, прогулы.
3️⃣ Убедитесь, что в графике отпусков указаны корректные периоды, за которые предоставляется отпуск.
4️⃣ Если предоставляете отпуск авансом, зафиксируйте это письменно и понимайте риски.
5️⃣ Проверьте, нет ли сотрудников с накопленными днями. Это риск штрафа: нельзя не предоставлять отпуск более двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ).

💡 Главное правило
Календарный год нужен для планирования. Рабочий год нужен для расчёта. И рабочий год может сдвигаться.
Не путайте эти два периода, иначе отпуска посчитаете неправильно.

📁 Номенклатура дел: документ, которого почти ни у кого нет
Задам вам вопрос. Есть ли в вашей компании утверждённая номенклатура дел?
Если вы задумались или пошли спрашивать кадровика, скорее всего, её нет. Так бывает в большинстве компаний.
А что происходит вместо неё? Каждый сотрудник в подразделении, секретарь компании ведут дела по своему усмотрению. Нумеруют документы, как привыкли. Формируют сшивы, как удобно. Хранят там, где есть место.
Пока все на месте, это работает. Стоит кому-то уйти в отпуск или уволиться, и начинается хаос.
📌 Что такое номенклатура дел
Это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
Проще говоря, документ, который отвечает на вопросы:
🔹 Какие дела должны быть в каждом подразделении?
🔹 Как они называются?
🔹 Сколько хранится каждое дело?
🔹 Кто за него отвечает?
Форма номенклатуры дел закреплена приказом Росархива. Это не рекомендация, а требование архивного законодательства.
⚠️ Чем опасен хаос в документах
1️⃣ Потеря документов. Когда каждый ведёт дела по-своему, найти нужную бумагу через год почти невозможно. А если документ нужен для суда или проверки, вы его не найдёте.
2️⃣ Проблемы при увольнении сотрудника. Уходит человек, который «всё знал». А где что лежит, не знает никто. Восстановление документации займёт недели.
3️⃣ Риски при проверках. ГИТ, налоговая, Росархив. Отсутствие номенклатуры дел и нарушение сроков хранения это прямое нарушение.
4️⃣ Невозможность передать дела в архив. Без номенклатуры дел документы не принимают на архивное хранение. А значит, они копятся или теряются.
✍️ Отдельная проблема: путаница в видах документов и подпись по доверенности
А вот здесь начинается самое опасное.
Когда в компании нет номенклатуры дел, нет чёткого перечня видов документов, которые вообще существуют и используются. Каждый называет документы по-своему: кто-то «заявлением», кто-то «уведомлением», кто-то «обращением». Один и тот же документ в разных отделах выглядит по-разному.
Из-за этого возникает путаница. И в этой путанице сотрудники подписывают документы, не подозревая, что не имеют права их подписывать.
Казалось бы, есть доверенность. Что может пойти не так?
Оказывается, многое. Потому что доверенность не универсальна. Есть виды документов, на подписание которых она не распространяется в принципе. Даже если в ней написано «подписывать любые документы от имени компании».
📌 Кто должен вести номенклатуру дел
Номенклатура дел бывает двух уровней:
🔹 Номенклатура дел организации (сводная). Утверждает руководитель.
🔹 Номенклатура дел подразделений. Составляют руководители подразделений, согласуют с архивистом или ответственным за делопроизводство.
За формирование дел в подразделении отвечает конкретный сотрудник. И это должно быть закреплено в его должностной инструкции.
📌 Что должно быть в номенклатуре дел
Для каждого дела указывают:
🔹 индекс (номер) дела;
🔹 заголовок дела (например, «Приказы по личному составу»);
🔹 количество единиц хранения;
🔹 срок хранения;
🔹 примечание.
На основе номенклатуры дел формируются дела, составляются описи, и документы передаются в архив.
✅ Что делать прямо сейчас
1️⃣ Проверьте, есть ли у вас утверждённая номенклатура дел. Если нет, начните с приказа о её разработке.
2️⃣ Соберите информацию от подразделений: какие документы создаются, как называются, как хранятся, сколько должны храниться.
3️⃣ Составьте проект номенклатуры дел и согласуйте с архивистом.
4️⃣ Утвердите у руководителя и ознакомьте сотрудников под подпись.
5️⃣ Проверьте доверенности. Убедитесь, что полномочия чётко ограничены и сотрудники знают, какие документы подписывать нельзя.
6️⃣ Обучите сотрудников. Они должны понимать: доверенность не даёт права подписывать всё подряд.
7️⃣ Проверьте, нет ли уже подписанных документов, которые не имеют силы. Если есть, исправляйте ситуацию до проверки или суда.
⚠️ Номенклатура дел это не бюрократия ради бюрократии. Это то, что позволяет найти документ через год, доказать свою правоту в суде

📅 График отпусков: спрашивать пожелания или нет?
До конца года осталось не так много времени, а значит, пора составлять график отпусков на 2027 год. И здесь многие работодатели совершают одну и ту же ошибку: либо спрашивают всех подряд, либо не спрашивают никого. А потом получают жалобы, споры и штрафы.
Давайте разберёмся, как правильно.

📌 Обязан ли работодатель спрашивать пожелания?
Короткий ответ: нет.
По ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждает работодатель. И делает он это с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если он есть), а не пожеланий всех сотрудников.
То есть по закону вы не обязаны собирать заявления «хочу в июле» или «хочу в августе». Вы составляете график исходя из производственной загрузки, сроков проектов, сезонности и других рабочих моментов.
Но есть исключения.

📌 Кому отказать нельзя: льготные категории
Некоторые сотрудники имеют право выбрать удобное для них время отпуска. И их пожелания нужно учесть в обязательном порядке. К ним относятся:
🔹 работники до 18 лет;
🔹 родители детей-инвалидов до 18 лет;
🔹 женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
🔹 мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам;
🔹 работники, усыновившие ребенка до трех месяцев;
🔹 совместители, если на основной работе отпуск в это же время;
🔹 участники боевых действий, ветераны;
🔹 многодетные родители (трое и более детей до 14 лет);
🔹 единственные кормильцы детей до 14 лет (по законопроектам, но лучше учесть).
Для этих категорий отказ в отпуске в желаемое время может привести к жалобе в ГИТ и суду.

📌 А если мы всё-таки спрашиваем?
Большинство работодателей идут навстречу и собирают пожелания. Это нормально и даже полезно: снижает конфликты и повышает лояльность.
Но важно правильно это оформить. Иначе могут возникнуть риски.
Как безопасно собрать пожелания:
1️⃣ Разработайте форму заявления.
2️⃣ Укажите, что пожелания учитываются при возможности, но окончательное решение за работодателем.
3️⃣ Если учитываете пожелания не всех, а выборочно, зафиксируйте причину (сезонность, загрузка производства и т.п.).
4️⃣ Если сотрудник просит разделить отпуск на части, получите его письменное заявление и отразите это в графике.
Важно: если вы собрали пожелания, но не учли их без объяснения причин, это может быть расценено как нарушение. Поэтому либо не спрашивайте вообще, либо объясняйте, почему не смогли учесть.

📌 Сроки и оформление
График отпусков должен быть утверждён не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря.
Если не утвердить вовремя, ГИТ может оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ:
должностное лицо: от 1 000 до 5 000 ₽;
организация: от 30 000 до 50 000 ₽.
Ознакомить сотрудников с графиком нужно под подпись. Если работник отказывается подписывать, составьте акт.

📌 Разделение отпуска на части
По ст. 125 ТК РФ отпуск можно разделить по соглашению сторон. Главное условие: хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.
Если сотрудник просит разделить отпуск, это нужно оформить:
* либо отдельным соглашением;
* либо заявлением работника с визой руководителя;
* отразить в графике (если разделение планируется заранее).
Без документального оформления разделения могут возникнуть споры: сотрудник скажет, что его заставили, или наоборот, что ему не дали положенные дни.

📌 Что делать прямо сейчас
1️⃣ Проверьте, есть ли у вас проект графика на 2027 год. Если нет, начните составлять.
2️⃣ Определите, будете ли вы собирать пожелания. Если да, подготовьте форму и порядок.
3️⃣ Выделите льготников, чьи пожелания обязательны к учёту.
4️⃣ Утвердите график до 17 декабря и ознакомьте всех под подпись.
5️⃣ Если кто-то просит разделить отпуск, оформите это письменно.

График отпусков это не формальность. Это документ, который защищает вас от претензий и помогает планировать работу. Отнеситесь к нему серьёзно.

🚨 Воинский учёт: штраф до 500 000 ₽
Коллеги, сегодня расскажу о кейсе, который вскрылся во время кадрового аудита. Собственник компании был уверен, что компания стоит в военкомате на учете и все документы ведутся как положено.
Пока не провели аудит. И тогда выяснилось, что компания не вела воинский учёт вообще.

🔴 Карточки формы № 10 не заведены ни на одного военнообязанного сотрудника. Это базовый документ, с которого начинается весь учёт.
🔴 Сверка с военкоматом не проводилась ни разу за всё время работы.
🔴 Уведомления о приёме и увольнении сотрудников, подлежащих воинскому учёту, в военкомат не направлялись. Напомню, на это даётся всего 5 дней со дня приёма или увольнения.
🔴 Приказ об организации воинского учёта и план работы отсутствовали как класс.

💰 Чем это грозило
Штрафы по ст. 21.4 КоАП РФ: от 40 000 до 50 000 ₽ на должностное лицо за непредставление сведений, необходимых для воинского учёта.
Но на этом суммы не заканчиваются. За непостановку на учёт и непредставление списков — до 400 000 ₽ для юрлица. За неоповещение о повестке — тоже до 400 000 ₽.
А с 2026 года прокуроры проверяют воинский учёт без предупреждения и даже без жалоб военкоматов. То есть «нас не тронут, мы маленькие» — это иллюзия.

🛠️ Как исправляли
1️⃣ Назначили ответственного за воинский учёт приказом. В компании с численностью до 50 человек это может быть совместитель.
2️⃣ Разработали приказ об организации воинского учёта и план работы на год.
3️⃣ Завели карточки формы № 10 на всех военнообязанных сотрудников. Запросили у них документы воинского учёта при приёме на работу. Сформировали картотеку в соответствии с Инструкцией Министерства обороны.
4️⃣ Провели сверку с военкоматом по месту нахождения компании.
5️⃣ Настроили процесс уведомлений: при приёме и увольнении — в течение 5 дней направлять сведения в военкомат.

✅ Чек-лист: что проверить прямо сейчас
🔹 Назначен ли ответственный за воинский учёт приказом?
🔹 Есть ли приказ об организации воинского учёта и план работы?
🔹 Заведены ли карточки формы № 10 на всех военнообязанных, и как ведутся и хранятся?
🔹 Проводилась ли сверка с военкоматом за последний год?
🔹 Направляете ли уведомления о приёме и увольнении в течение 5 дней?
🔹 Ведёте ли журнал проверок и расписки в приёме документов?
Если хотя бы на один пункт ответ «нет» — это зона риска.

Воинский учёт — это не про «больших» и «маленьких». Это про всех, у кого есть наёмные работники. И проверяют сейчас жёстко.