📁 Номенклатура дел: документ, которого почти ни у кого нет
📁 Номенклатура дел: документ, которого почти ни у кого нет
Задам вам вопрос. Есть ли в вашей компании утверждённая номенклатура дел?
Если вы задумались или пошли спрашивать кадровика, скорее всего, её нет. Так бывает в большинстве компаний.
А что происходит вместо неё? Каждый сотрудник в подразделении, секретарь компании ведут дела по своему усмотрению. Нумеруют документы, как привыкли. Формируют сшивы, как удобно. Хранят там, где есть место.
Пока все на месте, это работает. Стоит кому-то уйти в отпуск или уволиться, и начинается хаос.
📌 Что такое номенклатура дел
Это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
Проще говоря, документ, который отвечает на вопросы:
🔹 Какие дела должны быть в каждом подразделении?
🔹 Как они называются?
🔹 Сколько хранится каждое дело?
🔹 Кто за него отвечает?
Форма номенклатуры дел закреплена приказом Росархива. Это не рекомендация, а требование архивного законодательства.
⚠️ Чем опасен хаос в документах
1️⃣ Потеря документов. Когда каждый ведёт дела по-своему, найти нужную бумагу через год почти невозможно. А если документ нужен для суда или проверки, вы его не найдёте.
2️⃣ Проблемы при увольнении сотрудника. Уходит человек, который «всё знал». А где что лежит, не знает никто. Восстановление документации займёт недели.
3️⃣ Риски при проверках. ГИТ, налоговая, Росархив. Отсутствие номенклатуры дел и нарушение сроков хранения это прямое нарушение.
4️⃣ Невозможность передать дела в архив. Без номенклатуры дел документы не принимают на архивное хранение. А значит, они копятся или теряются.
✍️ Отдельная проблема: путаница в видах документов и подпись по доверенности
А вот здесь начинается самое опасное.
Когда в компании нет номенклатуры дел, нет чёткого перечня видов документов, которые вообще существуют и используются. Каждый называет документы по-своему: кто-то «заявлением», кто-то «уведомлением», кто-то «обращением». Один и тот же документ в разных отделах выглядит по-разному.
Из-за этого возникает путаница. И в этой путанице сотрудники подписывают документы, не подозревая, что не имеют права их подписывать.
Казалось бы, есть доверенность. Что может пойти не так?
Оказывается, многое. Потому что доверенность не универсальна. Есть виды документов, на подписание которых она не распространяется в принципе. Даже если в ней написано «подписывать любые документы от имени компании».
📌 Кто должен вести номенклатуру дел
Номенклатура дел бывает двух уровней:
🔹 Номенклатура дел организации (сводная). Утверждает руководитель.
🔹 Номенклатура дел подразделений. Составляют руководители подразделений, согласуют с архивистом или ответственным за делопроизводство.
За формирование дел в подразделении отвечает конкретный сотрудник. И это должно быть закреплено в его должностной инструкции.
📌 Что должно быть в номенклатуре дел
Для каждого дела указывают:
🔹 индекс (номер) дела;
🔹 заголовок дела (например, «Приказы по личному составу»);
🔹 количество единиц хранения;
🔹 срок хранения;
🔹 примечание.
На основе номенклатуры дел формируются дела, составляются описи, и документы передаются в архив.
✅ Что делать прямо сейчас
1️⃣ Проверьте, есть ли у вас утверждённая номенклатура дел. Если нет, начните с приказа о её разработке.
2️⃣ Соберите информацию от подразделений: какие документы создаются, как называются, как хранятся, сколько должны храниться.
3️⃣ Составьте проект номенклатуры дел и согласуйте с архивистом.
4️⃣ Утвердите у руководителя и ознакомьте сотрудников под подпись.
5️⃣ Проверьте доверенности. Убедитесь, что полномочия чётко ограничены и сотрудники знают, какие документы подписывать нельзя.
6️⃣ Обучите сотрудников. Они должны понимать: доверенность не даёт права подписывать всё подряд.
7️⃣ Проверьте, нет ли уже подписанных документов, которые не имеют силы. Если есть, исправляйте ситуацию до проверки или суда.
⚠️ Номенклатура дел это не бюрократия ради бюрократии. Это то, что позволяет найти документ через год, доказать свою правоту в суде
Задам вам вопрос. Есть ли в вашей компании утверждённая номенклатура дел?
Если вы задумались или пошли спрашивать кадровика, скорее всего, её нет. Так бывает в большинстве компаний.
А что происходит вместо неё? Каждый сотрудник в подразделении, секретарь компании ведут дела по своему усмотрению. Нумеруют документы, как привыкли. Формируют сшивы, как удобно. Хранят там, где есть место.
Пока все на месте, это работает. Стоит кому-то уйти в отпуск или уволиться, и начинается хаос.
📌 Что такое номенклатура дел
Это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
Проще говоря, документ, который отвечает на вопросы:
🔹 Какие дела должны быть в каждом подразделении?
🔹 Как они называются?
🔹 Сколько хранится каждое дело?
🔹 Кто за него отвечает?
Форма номенклатуры дел закреплена приказом Росархива. Это не рекомендация, а требование архивного законодательства.
⚠️ Чем опасен хаос в документах
1️⃣ Потеря документов. Когда каждый ведёт дела по-своему, найти нужную бумагу через год почти невозможно. А если документ нужен для суда или проверки, вы его не найдёте.
2️⃣ Проблемы при увольнении сотрудника. Уходит человек, который «всё знал». А где что лежит, не знает никто. Восстановление документации займёт недели.
3️⃣ Риски при проверках. ГИТ, налоговая, Росархив. Отсутствие номенклатуры дел и нарушение сроков хранения это прямое нарушение.
4️⃣ Невозможность передать дела в архив. Без номенклатуры дел документы не принимают на архивное хранение. А значит, они копятся или теряются.
✍️ Отдельная проблема: путаница в видах документов и подпись по доверенности
А вот здесь начинается самое опасное.
Когда в компании нет номенклатуры дел, нет чёткого перечня видов документов, которые вообще существуют и используются. Каждый называет документы по-своему: кто-то «заявлением», кто-то «уведомлением», кто-то «обращением». Один и тот же документ в разных отделах выглядит по-разному.
Из-за этого возникает путаница. И в этой путанице сотрудники подписывают документы, не подозревая, что не имеют права их подписывать.
Казалось бы, есть доверенность. Что может пойти не так?
Оказывается, многое. Потому что доверенность не универсальна. Есть виды документов, на подписание которых она не распространяется в принципе. Даже если в ней написано «подписывать любые документы от имени компании».
📌 Кто должен вести номенклатуру дел
Номенклатура дел бывает двух уровней:
🔹 Номенклатура дел организации (сводная). Утверждает руководитель.
🔹 Номенклатура дел подразделений. Составляют руководители подразделений, согласуют с архивистом или ответственным за делопроизводство.
За формирование дел в подразделении отвечает конкретный сотрудник. И это должно быть закреплено в его должностной инструкции.
📌 Что должно быть в номенклатуре дел
Для каждого дела указывают:
🔹 индекс (номер) дела;
🔹 заголовок дела (например, «Приказы по личному составу»);
🔹 количество единиц хранения;
🔹 срок хранения;
🔹 примечание.
На основе номенклатуры дел формируются дела, составляются описи, и документы передаются в архив.
✅ Что делать прямо сейчас
1️⃣ Проверьте, есть ли у вас утверждённая номенклатура дел. Если нет, начните с приказа о её разработке.
2️⃣ Соберите информацию от подразделений: какие документы создаются, как называются, как хранятся, сколько должны храниться.
3️⃣ Составьте проект номенклатуры дел и согласуйте с архивистом.
4️⃣ Утвердите у руководителя и ознакомьте сотрудников под подпись.
5️⃣ Проверьте доверенности. Убедитесь, что полномочия чётко ограничены и сотрудники знают, какие документы подписывать нельзя.
6️⃣ Обучите сотрудников. Они должны понимать: доверенность не даёт права подписывать всё подряд.
7️⃣ Проверьте, нет ли уже подписанных документов, которые не имеют силы. Если есть, исправляйте ситуацию до проверки или суда.
⚠️ Номенклатура дел это не бюрократия ради бюрократии. Это то, что позволяет найти документ через год, доказать свою правоту в суде
Просмотры: 33