Я бы начал разбирать эту ситуацию с простой вещи: есть ли у них общая договорённость о том, где заканчивается самостоятельность? «Ты же отвечаешь за бюджет» может означать право выбирать, а может означать обязанность сначала показать каждую покупку начальнику.
Для разговора можно предложить такую схему. Обычные закупки у уже работающих с компанией поставщиков сотрудник решает сам, если укладывается в согласованный бюджет. Выход за бюджет, новый поставщик и длительные обязательства требуют предварительного обсуждения. Решения в пределах полномочий попадают в регулярный отчёт, ждать отдельного одобрения по ним не нужно.
Конкретные условия стоит подобрать под свою работу. Затем проверить их на нескольких покупках, которые предстоят команде: одинаково ли вы понимаете «обычный расход», какой бюджет имеете в виду, в какой момент подключается руководитель. Пока эти слова каждый толкует по-своему, основания для лишних согласований сохраняются.
На мой взгляд, самая требовательная часть такой договорённости адресована самому руководителю. Придётся допустить выбор, который отличается от собственного. Если сотрудник остался внутри оговорённых условий, можно разбирать его аргументы, но одного «мне больше нравится другой вариант» недостаточно, чтобы снова забрать решение себе.
Правила можно пересматривать на будущее. А вот если после самостоятельного решения неожиданно появляются новые требования, команда получает понятный сигнал: безопаснее сначала спросить. И продолжает приносить каждую покупку.