5 признаков, что вашему бизнесу пора уходить из Excel
Excel — отличный инструмент, пока бизнес маленький. Но есть момент, когда таблица начинает работать против вас. Проверьте себя:
1. Файлов стало больше одного. «Смета_финал», «Смета_финал_2», «Смета_правильная». Какая из них настоящая, знаете только вы, и то не всегда.
2. Одни и те же цифры вбиваются дважды. Мастер пишет в чат, вы переносите в таблицу, бухгалтер переносит к себе. На каждом переносе есть шанс ошибиться.
3. Никто, кроме вас, не может разобраться в файле. Вы заболели или уехали, и учёт встал.
4. Чтобы ответить на простой вопрос, нужен час. «Сколько нам должны?», «Что заканчивается на складе?», «Сколько заработали на этом объекте?» Ответ есть, но его надо собрать по листам.
5. Ошибки находятся уже после того, как стоили денег. Переплатили бригаде, забыли выставить акт, закончился материал посреди работы.
Если узнали у себя два-три пункта, бизнес перерос таблицу. Это не значит, что нужна 1С за сотни тысяч. Часто хватает одного понятного экрана, на котором видно главное.
Сколько пунктов про вас? Напишите в комментариях 👇
Как чат с заявками превратился в приложение
На стройке постоянно нужны люди: разнорабочие на день, бригада на неделю, специалисты под конкретную задачу.
Обычно это решается чатом: прораб пишет «нужны 3 человека на завтра», поставщики людей откликаются. Только сообщения тонут, непонятно, кто что взял, закрыта заявка или нет, и через неделю в чате уже не разобраться.
Я сделал мини-приложение прямо в MAX:
✔ прораб создаёт заявку: адрес, вид работ, фото, оплата, даты;
✔ поставщики людей видят только заявки по своим специальностям и получают уведомления;
✔ у каждой заявки статус и свой небольшой чат;
✔ срочные заявки помечаются «молнией» и показываются первыми;
✔ руководитель видит всё: кто откликнулся, кто взял, что закрыто.
Сейчас приложение работает в одной строительной компании. Заявки не теряются, а прорабам не нужно никого дёргать в личке, чтобы узнать, едут ли люди.
Ничего не нужно устанавливать: всё внутри MAX, которым и так пользуются.
Как я перестал закрывать месяц в Excel
Кто работает на стройке, знает: закрытия — это боль.
Каждый месяц нужно собрать выполненные объёмы по этажам, посчитать, сколько заплатить бригаде, подготовить акты заказчику и не запутаться, что уже закрыто, что оплачено, а что ещё висит. А к актам ещё исполнительная документация: кабельные журналы, которые должны сходиться с объёмами.
У меня всё это жило в большом Excel-файле. Работало, но каждое закрытие — несколько часов, и всегда оставалось ощущение, что где-то ошибка.
Сделал себе программу:
✔ вношу объёмы по этажам;
✔ она сама считает выплаты монтажникам и печатает расчёт;
✔ видно все закрытия по заказчику: что выставлено, что оплачено, что ждём;
✔ кабельные журналы привязаны к закрытиям и сверяются с актами.
Главное, что изменилось: я открываю один экран и вижу всю картину по объекту. Без поиска по листам и без пересчётов.
Такие задачи есть почти у любой подрядной организации. Узнали себя — пишите в комментариях, как у вас устроены закрытия.
8 программ за 3 недели
Три недели назад я сел делать первую программу. Сегодня их восемь. Какие-то уже работают каждый день, какие-то ещё в доработке. Коротко о каждой:
1. Учёт закрытий для моей организации. Объёмы по этажам, выплаты монтажникам, акты и оплаты заказчика, кабельные журналы. Раньше на всё это уходили большой Excel-файл и вечер работы каждый месяц.
2. «Нужны люди». Мини-приложение в MAX для стройки: прораб пишет, сколько людей нужно и на какие работы, а поставщики рабочих берут заявки. Уже работает в одной строительной компании.
3. Учёт для маленького производства на Ozon. Себестоимость каждой единицы, закупки, остатки, отгрузки на склад маркетплейса. Выпуск вносится прямо из MAX, в пару нажатий.
4. «Ось» — система управления стройкой. Для отделочной компании: прорабы, отчёты, кто где работает и что сделано. Самый большой проект, сейчас в разработке.
5. «ПаркКонтроль». Программа для компании, которая сдаёт в аренду спецтехнику. На каждой машине QR-код, выдача и приём с фото и подписью, бронирование, ремонты, долги клиентов. Всё видно на одном экране. Макеты готовы, обсуждаем запуск.
6. Калькулятор фасада. Считает сайдинг и обрешётку на дом любой формы, с окнами и дверями. Сейчас на проверке у практиков.
7. «Потрачено». Семейный бот расходов: говоришь голосом «бензин 2500», а он сам записывает и раскладывает по категориям.
8. «Пульт». Моя программа для учёта всех остальных программ: задачи, сроки, что сделано и что дальше. Когда проектов становится много, без неё никак.
Ещё несколько проектов для компаний сейчас на стадии обсуждения. Расскажу о них, когда будет что показать.
Дальше буду подробно разбирать каждую программу: какая была проблема, что получилось и как это выглядит на экране.
С какой начать? Напишите номер в комментариях 👇