Сегодня многие документы можно подписать онлайн: договоры, заявления, отчётность в налоговую и документы для контрагентов.
Но не все электронные подписи одинаковые. Для разных задач предусмотрены свои требования.
Разберём основные моменты 👇
1. Какие бывают электронные подписи?
— Простая (ПЭП) — подтверждение через СМС-код или пароль. Используется в сервисах, где предусмотрен такой способ подписания.
— Неквалифицированная (УНЭП) — позволяет определить подписанта и проверить, изменялся ли документ. Её юридическая сила зависит от установленных условий.
— Квалифицированная (УКЭП) — в большинстве случаев равнозначна собственноручной подписи. Используется для отчётности, договоров и других юридически значимых документов.
2. Где оформить электронную подпись?
Руководители организаций и ИП получают УКЭП через удостоверяющий центр ФНС или его доверенных лиц.
Физические лица могут обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.
Для некоторых документов подойдёт приложение «Госключ», через которое можно бесплатно оформить подпись и подписывать документы онлайн.
3. Какие документы понадобятся?
Обычно это паспорт, СНИЛС и ИНН.
В зависимости от способа оформления может потребоваться подтверждение личности и защищённый носитель для ключа подписи.
4. Как пользоваться подписью?
После оформления можно подписывать документы через специальные программы и электронные сервисы.
Предприниматели используют УКЭП для сдачи отчётности, обмена документами с контрагентами и взаимодействия с госорганами.
5. Что важно помнить?
Ключ электронной подписи нельзя передавать другим людям, даже бухгалтеру или сотрудникам.
Если документы подписывает уполномоченный сотрудник, ему может потребоваться собственная электронная подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД).
Что мы рекомендую предпринимателям?
Перед оформлением определите, для каких документов нужна подпись, и проверьте требования выбранного сервиса.
Также рекомендуем убедиться, что сотрудники, подписывающие документы от имени компании, имеют правильно оформленные полномочия.
Электронная подпись — это не просто удобный инструмент. Она имеет юридическую силу, поэтому к её использованию нужно относиться внимательно.
Бухгалтерия, налоги, юридическая поддержка и кадры — под ключ.