Кадровый архив начинается не с полок, а с описи. Определите, какие документы храните, по каким папкам и в каком порядке, и заведите простой реестр: номер папки, что внутри, за какой период.
Отдельно решите, где хранятся личные карточки и документы, содержащие персональные данные: доступ к ним должен быть не у всех.
Заведите правило: каждый документ сначала подшивается, потом считается закрытым. Иначе бумаги копятся в лотке «разобрать потом».
Спросите себя: если завтра попросят документы по конкретному сотруднику за прошлый год, вы найдёте их быстрее чем за десять минут?
Тем, кто хочет выстроить систему хранения с нуля, стоит посмотреть каталог программ Высшей школы Кадровика и выбрать подходящий формат.
Посмотреть программы ➡️