Ответы на требования ИФНС

1. Внимательно изучите требование
Прежде чем писать ответ, досконально разберитесь, что именно смутило инспектора. В требовании обычно чётко указано: к какой декларации вопрос, за какой период и в чём суть расхождения (например, «расхождение между строками 010 и 020 декларации по НДС» или «низкая рентабельность по сравнению со среднеотраслевой»). Это поможет дать точечный и убедительный ответ. 
2. Выберите тактику
Тут два основных пути:
·         Ошибки нет. Напишите, что в декларации всё верно, противоречий не выявлено, и поясните, почему данные выглядят именно так (сошлитесь на нормы НК РФ или особенности учёта). 
·         Ошибка есть, но она не занижает налог. Укажите причину ошибки и приведите корректные данные. 
·         Ошибка есть и она занижает налог. В этом случае правильнее не ограничиваться пояснениями, а подать уточнённую декларацию. Кстати, если вы подадите уточнёнку, налоговая не вправе одновременно требовать и пояснения, и уточнёнку — штрафа за непредставление пояснений в такой ситуации не будет. 
3. Составьте текст ответа
Я рекомендую такую структуру:
·         «Шапка»: укажите наименование ИФНС, свои реквизиты (название компании, ИНН, КПП, адрес), номер и дату требования, на которое отвечаете. 
·         Вступительная фраза: «На Ваше требование №... от... поясняем следующее». 
·         Основная часть: чётко и по делу разъясните ситуацию. Если речь о расхождениях — приведите цифры, покажите логику. Если о низкой налоговой нагрузке — назовите объективные причины (сезонность, рост затрат, инвестиции, форс-мажор). Старайтесь подкреплять слова ссылками на нормы закона. 
·         Заключение: можно добавить, что искажений данных в отчётности нет, и обозначить планы по улучшению ситуации (если уместно). 
·         Подпись: ответ подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (например, представитель по доверенности — тогда приложите копию доверенности).
4. Приложите подтверждающие документы
Это не обязательно по закону, но сильно укрепляет позицию. В зависимости от ситуации приложите: налоговые регистры, расшифровки статей затрат, договоры, счета-фактуры, акты, накладные, приказы, бизнес-планы, выписки из учётной политики. Если документы объёмные, оформите их правильно: прошивайте, нумеруйте листы, делайте заверительную надпись