«Мы всегда за это платили»: с каких расходов я бы начала проверку бизнеса

Когда собственник решает сократить затраты, под внимание обычно попадают крупные статьи: зарплата, аренда, реклама.

Я предлагаю сначала посмотреть на расходы, которые давно никто не обсуждает.

Подписки продлеваются автоматически. Услуги оплачиваются по старым условиям. Закупки повторяются по привычке. Каждый отдельный платёж кажется небольшим, а за год набегает заметная сумма.

Главный вопрос здесь: какую задачу бизнеса решает этот расход сегодня?

Вот три направления, которые я рекомендую проверить.

1. То, чем уже не пользуются

Программные сервисы, дополнительные лицензии, связь, подписки. Сотрудник ушёл, процесс изменился, а платёж остался.

Допустим, компания продолжает оплачивать номер телефона уволившегося сотрудника, доступ к сервису или дополнительную лицензию.
Например, это 2 500 рублей в месяц. За год — 30 000 рублей. Если таких неиспользуемых комплектов три, получается уже 90 000 рублей в год.

Я рекомендую периодически сверять оплачиваемые доступы с теми, которыми команда действительно пользуется.

2. То, что каждый покупает отдельно

Если подразделения самостоятельно заказывают одинаковые товары и услуги, компания может терять возможность согласовать общие условия.

Но закупка большого объёма оправдана только тогда, когда он действительно нужен. Скидка на лишний запас — сомнительная экономия.

Предположим, пять магазинов самостоятельно заказывают одинаковые расходные материалы на общую сумму 50 000 рублей в месяц.
Если объединить заказы и договориться о скидке 8%, экономия составит 48 000 рублей в год — при прежнем объёме потребления и без дополнительных расходов.
Но закупать лишнее ради скидки не стоит: деньги останутся лежать на складе.

3. То, что дёшево купить, но дорого использовать

Низкая цена может обернуться ремонтом, переделками, простоями и дополнительной работой команды.

Поэтому я бы сравнивала полную стоимость решения: покупку, обслуживание и последствия возможных сбоев.

Пример
Один принтер стоит 20 000 рублей, другой — 30 000. Первый кажется выгоднее.
Но если при одинаковом объёме печати расходные материалы за год обходятся в 24 000 и 8 000 рублей соответственно, общие затраты составят:
— первый вариант — 44 000 рублей;
— второй — 38 000 рублей.
Более дорогой принтер в этом примере обходится дешевле на 6 000 рублей.

4. Сокращение расходов должно улучшать результат бизнеса

Если после экономии сотрудники тратят больше времени, растёт число ошибок или теряются клиенты, нужно пересчитать эффект.

Например
Отказались от сервиса за 5 000 рублей в месяц. Теперь 👮 выполняет эту работу вручную по 15 часов.

Платёж исчез, но время команды расходуется. Прежде чем назвать это экономией, я бы проверила: какую работу сотрудник откладывает и не появились ли переработки?

Для меня разумная экономия начинается с понимания полной стоимости решения.

Начните с простого: возьмите регулярные платежи за последние три месяца и задайте по каждому три вопроса:
— Зачем мы за это платим?
— Кто этим пользуется?
— Что изменится, если пересмотреть условия или отказаться?

Ответ «так исторически сложилось» — хороший повод разобраться.

С уважением к вам и вашему бизнесу, Наталья Ковтун
директор
1С:БухОбслуживание. Региональный центр

📲 Перешлите пост партнёру, с которым обсуждаете расходы компании.

#бизнесИнсайты #предпринимательПредпринимателю