Поля про ивенты

Если у вас на складе не хранится коробка с какой-то такой надписью, то даже не приглашайте меня в свою команду))

Да, сегодня я снова на складе. Считаю остатки после проведённого CIO Camp и раскладываю всё по местам.

Про CIO Camp расскажу позже: и о деловой части, и о регате.

Когда ты ивент-менеджер, то склад — это иногда твоя квартира

В 2019 у меня на полгода прописался ковролин с главной сцены SOLD OUT 2019. Ехал после конференции в офис — не доехал.
Были фантазии, что мы его сможем переиспользовать, но, увы: он просто счастливо прожил до октября 2019 (до Сурового питерского), был привезен на площадку... и выкинут.

Потом в моей прихожей примерно месяц стояли коробки. Не помню, с чем и как долго. Тоже после конференции, естественно.

Сегодня я наткнулась на 3 коробки, оставленные ивентами Онтико «на временное хранение» после Saint HighLoad и Saint TeamLead в 2024 году. Нет ничего более постоянного, чем временное, как мы все понимаем... Теперь я счастливый обладатель мячиков (не спрашивайте!), брендированного скотча и абсолютно нового промышленного вентилятора (не спрашивайте-2). Просила же забрать!

Видимо, последнее место работы я неосознанно выбирала по принципу «у меня дома закончилось место, мне нужна компания, у которой есть склад и, желательно, в пешей доступности». Завтра как раз всем отделом идём разбираться с накопленным скарбом: что-то выкинем, что-то отдадим на хранение в одну там приятную компанию — наведем порядок, наконец-то!)

Суббота. Утро. Поля на МК Саши Митрошиной по блогингу.

Кто бы мне сказал, зачем мы здесь?))) Я что, собралась вести блог в Нельзяграме?

Кажется, что моя условная «спячка» после трешового 2025, наконец, закончилась, и я снова готова к пусть и минимальной, но все же новой информации.

Ну и Саша просто классная)

Проектное управление в ивентах

Заметила забавную вещь: в ивентах проектное управление как здоровое питание: все знают, что надо, все согласны, что полезно, но... Много ли тех, кто постоянно практикует? К слову, в этом году на главном форуме для организаторов мероприятий впервые (!) за всё время его существования появился доклад на эту тему — знатоки программ SOLD OUT, поправьте меня, если ошибаюсь.

За годы в индустрии я наблюдала четыре варианта:
1) проектного управления нет вообще;
2) оно есть, но все разрозненно и работает плохо;
3) оно как будто есть и даже делает вид, что работает норм, НО до первого «форс-мажора», который таковым не является — и далее все сыпется;
4) оно есть, но сильно забюрократизировано.

Ну то есть настоящий рабочий инструмент мне еще ни разу не встречался. Возможно, он где-то существует)

Что я вообще понимаю под настоящим управлением? Да элементарные вещи. Ну, например, чтобы были (и не «примерненько»):

1. План по шагам, где видно этапы, ответственных и даты. Это роадмап, по которому идет вся команда. Сюда же цепляем ссылки на разнообразные инструкции, чек-листы, чтобы не заниматься каждый раз их поисками.
ВАЖНО: чек-листы и инструкции должны быть а) актуальными, б) с конкретикой и четкими формулировками, в) краткими, насколько это возможно и г) очень желательно, с примерами. Иначе в них нет вообще никакого смысла.

2. Управление ресурсами. Хватит ли денег, людей и времени? Это считается ДО старта. Понятно, что сильно заранее бюджет просчитать невозможно — цены меняются каждый день, но мы должны знать вилку. А вот, например, заранее рассчитать время на подготовку события — вполне посильная задача.

3. Прописанные риски. Простая табличка с ответами на вопросы «что может пойти не так», «насколько вероятно», «что делаем, если пойдет». Вот честно: ни разу не встречала. А если мы не подумали о рисках заранее, то и управлять ими не получится — мы не можем подготовиться к тому, чего не знаем.

4. План коммуникаций — кто, с кем, когда и в каком канале коммуницирует. В ивентах множество косяков случаются из‑за отсутствия внятного обмена информацией между участниками процесса. Потому что если мы (неосознанно, конечно) играем в партизан, то есть огромный риск, что каждый отдел будет делать какую-то свою конференцию (программа до 23:00, бронь площадки до 21:00… — тру стори, между прочим).

5. Диаграмма Ганта — дает понимание, какие задачи нельзя начать или завершить до выполнения других. Наглядно, удобно. Но, честно говоря, я не любитель этого инструмента — для меня куда удобнее видеть прямо в роадмэпе, где критические задачи и какой у них дедлайн.

6. Ретро после завершения события — тут все понятно: чтобы не наступать на одни и те же грабли множество раз.
ВАЖНО: приобретенный опыт должен быть записан кровью ивентов не только в документ с названием «ретро», но и перенесен в базу знаний.

Существует мнение, что событие невозможно делать по шаблону: каждый раз все новое, каждый раз уникальное. Ну нет, друзья! Событие как раз нужно делать по шаблону. Потому что уникальность — это про концепцию, про контент, про спикеров, про драматургию, в конце концов. А логистика, закупки, регистрация, техничка, работа со спикерами — это операционка. И если она каждый раз новая и уникальная, значит мы каждый раз придумываем велосипед. Скорее всего, с квадратными колесами.

В общем, проектное управление — это уже как будто бы необходимая база.

Однако ее недостаточно, если мы собираемся проводить событие больше одного раза. Потому что тогда это уже продукт — и управляется он другими инструментами.

Кто я и чем занимаюсь.

Продюсер деловых событий.

Чем могу помочь:

— Консультирую по продакшну событий: митапы, бизнес-встречи, онлайн- и офлайн-конференции / форумы и т.д. Обращайтесь!

— Возьму в сопровождение ваш ивент: вместе с вами поймем цели, создадим концепцию события, распишем стратегию и пошаговый план реализации, посчитаем бюджет, подберем исполнителей.

По вопросам сотрудничества можно писать мне в личные сообщения)

Опыт в продакшене событий — более 8 лет.

⚡️ Член ПК форума об организации и продвижении событий SOLD OUT.

⚡️Публичные выступления:
— Спикер форума SOLD OUT (2020, 2024 г.г.)
— Ведущая DevRel Special (2024 г.)
— Спикер DevRelConf в рамках Fail-митапа (2025 г.)

⚡️ Ex-Программный координатор в Онтико (конференции в IT):
— конференция для IT-специалистов реального сектора Industrial++,
— конференция для разработчиков мобильных приложений AppsConf,
— конференция для участников DevRel-процессов DevRelConf ,
— Moscow Python Conf в рамках крупнейшего фестиваля по кибербезопасности PHDays`12,
— конференция для разработчиков нефтегазовой отрасли Byte&Oil (2023)

⚡️С 2018 по 2022 — делала продакшн конференций в команде Наталии Франкель и Дмитрия Румянцева:

— Суровый Питерский SMM (Эпизоды 4, 5, 6, 8)
— Форум организаторов событий SOLDOUT
— «SMM-десант. Сибирь» и «SMM-десант. Урал»
— онлайн-практикум «Найди свой трафик в кризис»
— онлайн-конференция про маркетинг в мессенджерах «ВЛичку»,
— конференция про онлайн-образование без обмана и манипуляций «Белая конфа» (Сезоны 2 и 3)
— ключевая конференция для digital-агентств и студий «3D conf»

За это время:
— Проведено 9 офлайн-конференций в 3 городах (Санкт-Петербург, Новосибирск, Екатеринбург), 7 онлайн-конференций.
— Суммарное количество участников в офлайне — свыше 9900 (от 200 до 2500 человек), в онлайне на каждом событии — от 4000 до 26800 уникальных посетителей трансляции.
— Количество спикеров на каждом событии — от 18 до 95 человек.

Здесь: рассказываю об организации событий, делюсь мыслями по рабочим моментам (иногда с использованием нецензурной лексики) и смешными историями.