Проектное управление в ивентах
Заметила забавную вещь: в ивентах проектное управление как здоровое питание: все знают, что надо, все согласны, что полезно, но... Много ли тех, кто постоянно практикует? К слову, в этом году на главном форуме для организаторов мероприятий впервые (!) за всё время его существования появился доклад на эту тему — знатоки программ SOLD OUT, поправьте меня, если ошибаюсь.
За годы в индустрии я наблюдала четыре варианта:
1) проектного управления нет вообще;
2) оно есть, но все разрозненно и работает плохо;
3) оно как будто есть и даже делает вид, что работает норм, НО до первого «форс-мажора», который таковым не является — и далее все сыпется;
4) оно есть, но сильно забюрократизировано.
Ну то есть настоящий рабочий инструмент мне еще ни разу не встречался. Возможно, он где-то существует)
Что я вообще понимаю под настоящим управлением? Да элементарные вещи. Ну, например, чтобы были (и не «примерненько»):
1. План по шагам, где видно этапы, ответственных и даты. Это роадмап, по которому идет вся команда. Сюда же цепляем ссылки на разнообразные инструкции, чек-листы, чтобы не заниматься каждый раз их поисками.
ВАЖНО: чек-листы и инструкции должны быть а) актуальными, б) с конкретикой и четкими формулировками, в) краткими, насколько это возможно и г) очень желательно, с примерами. Иначе в них нет вообще никакого смысла.
2. Управление ресурсами. Хватит ли денег, людей и времени? Это считается ДО старта. Понятно, что сильно заранее бюджет просчитать невозможно — цены меняются каждый день, но мы должны знать вилку. А вот, например, заранее рассчитать время на подготовку события — вполне посильная задача.
3. Прописанные риски. Простая табличка с ответами на вопросы «что может пойти не так», «насколько вероятно», «что делаем, если пойдет». Вот честно: ни разу не встречала. А если мы не подумали о рисках заранее, то и управлять ими не получится — мы не можем подготовиться к тому, чего не знаем.
4. План коммуникаций — кто, с кем, когда и в каком канале коммуницирует. В ивентах множество косяков случаются из‑за отсутствия внятного обмена информацией между участниками процесса. Потому что если мы (неосознанно, конечно) играем в партизан, то есть огромный риск, что каждый отдел будет делать какую-то свою конференцию (программа до 23:00, бронь площадки до 21:00… — тру стори, между прочим).
5. Диаграмма Ганта — дает понимание, какие задачи нельзя начать или завершить до выполнения других. Наглядно, удобно. Но, честно говоря, я не любитель этого инструмента — для меня куда удобнее видеть прямо в роадмэпе, где критические задачи и какой у них дедлайн.
6. Ретро после завершения события — тут все понятно: чтобы не наступать на одни и те же грабли множество раз.
ВАЖНО: приобретенный опыт должен быть записан
Существует мнение, что событие невозможно делать по шаблону: каждый раз все новое, каждый раз уникальное. Ну нет, друзья! Событие как раз нужно делать по шаблону. Потому что уникальность — это про концепцию, про контент, про спикеров, про драматургию, в конце концов. А логистика, закупки, регистрация, техничка, работа со спикерами — это операционка. И если она каждый раз новая и уникальная, значит мы каждый раз придумываем велосипед. Скорее всего, с квадратными колесами.
В общем, проектное управление — это уже как будто бы необходимая база.
Однако ее недостаточно, если мы собираемся проводить событие больше одного раза. Потому что тогда это уже продукт — и управляется он другими инструментами.
Просмотры: 66