З.З.К.: Записки Закупщика Клининга

Тема: Договора (Часть 3)

Договора с подрядчиками - Сервис сменных ковров

Сервис сменных ковров, или же просто ковросервис – самая востребованная подрядная услуга в клининге.

В договоре присутствует: основная часть, приложения и спецификации.

В основной части договора должно быть прописано:
1. Цена каждого размера ковра за единицу (приложение к договору) и порядок ее изменения или индексации
2. Порядок подачи заявки (в какие сроки и в какой форме)
3. Порядок фиксации замены (фото/видео, отметка в журнале и т.д.)
4. Порядок оплаты за услуги (как правило постоплата по совокупности замен на каждом объекте в течение месяца)
5. Срок оплаты после получения счета
6. Порядок получения закрывающих документов (по ЭДО, почтовая пересылка или отправка курьерской службой)
7. Контакты куда направлять возникающие вопросы или претензии (Ковры ненадлежащего качества (порваные, грязные, непросушенные); Недовоз ковров или выгрузили лишние)

В спецификации или ДС по каждому объекту должна быть следующая информация
1. Адрес объекта , где будет производится замена
2. Контактное лицо ответственное с нашей стороны
3. Количество ковров каждого размера
4. График замены (дни недели, время)
5. Порядок замены (экспедитор подрядчика сам собирает и раскладывает ковры или же сотрудники компании заранее сносят их в установленное место, и экспедитор забирает старые и оставляет новые, а сотрудники компании потом самостоятельно раскладывают по местам)
6. дополнительные условия, влияющие на въезд/выезд транспорта (пропускной режим, требования к транспорту по габаритам и массе, требования к водителям и т.д.)

Тема: Договора (часть 2)

Договора с поставщиками.

Поставщики – компании которые обеспечивают компанию необходимыми материальными ценностями для оказания услуг на объекте.

Договора имеют в своем большинстве стандартную форму, со стандартными пунктами, часто это рамочные договора, к которым прилагаются спецификации или прайс лист.

Что же в данном договоре должно интересовать менеджера по закупкам в первую очередь:

1. Порядок ценообразования – будет ли это фиксированная цена на товар на определенный срок или каждая закупка будет сопровождаться изменением цены.
2. Сроки поставки товара – в течение какого времени поставщик готов вам отгрузить товар после подтверждения/оплаты счета.
3. Срок подачи заявки – до какого времени вы должны направить поставщику заявку и подтвердить счет/произвести оплату.
4. Логистическая информация – сможет ли поставщик поставлять товар напрямую на объект(ты) или же только на склад компании.
5. Порядок оплаты – готов ли поставщик отгружать вам товары по постоплате (отсрочка платежа) или же необходима предоплата/частичное авансирование поставки.
6. Порядок направления запроса на необходимый товар - заказ отправляется в свободной форме на e-mail/в мессенджер/звонок по телефону или строго по форме поставщика.
7. Порядок обмена закрывающими документами – бумажный вариант УПД на каждую отгрузку или же все документы будут предоставляться по системам электронного документооборота.

Основные моменты, указанные выше, которые нужно обговаривать и прописывать в договоре в период согласования и подписания. В зависимости от ситуации или приобретаемого товара, возможны дополнительные моменты, но это уже индивидуально обговаривается в процессе подписания.

Тема: Договора

По роду своей деятельности, менеджеру по закупкам приходится сталкиваться с оформлением договорных отношений с контрагентами.

Это могут быть как поставщики, так и компании оказывающие различные услуги.

Условно можно разделить их на три группы:
1. С поставщиками – договоры которые определяют – кто, что, по какой цене, и куда должен вам поставить для осуществления работ. Как правило это рамочные договоры, где указаны общие условия работы, а уже в выписанных счетах на оплату будет содержаться вся информация по номенклатуре, количеству, ценам и срокам поставки.
2. С подрядчиками – договоры определяют – кто, где, когда и какие услуги будет оказывать на объекте – сюда относятся услуги по сервису сменных ковров, альпработы, Дезинфекция, дератизация, обслуживание оборудования и техники. Так же как и договора с поставщиками, здесь оформляется рамочный договор, а уже конкретные работы/услуги прописываются в спецификациях или дополнительных соглашениях.
3. Договоры финансовой аренды (Лизинга) – договоры определяют – на каких условиях вы можете приобрести оборудование и технику в кредит, порядок платежей, сумму авансового платежа и сумму ежемесячного платежа. У них, как правило, своя форма, которую нельзя там, где то подправить, ну, по крайней мере, это очень так долго и сложный процесс

Структура договоров, основные положения и содержание пунктов, как правило, стандартны, но в каждом, есть определенные моменты на которые стоит обратить более пристальное внимание.

Тема: Подрядные работы

При изучении ТЗ или проекта договора, может обнаружится что ряд требуемых работ/услуг не всегда связан с основным направлением деятельности компании. Но в тоже время, могут присутствовать в техническом задании, прописаны как дополнительная услуга в договоре или быть отдельным заданием по отдельному договору.

Для проведения этих работ/оказания услуг, исходя из экономических соображений, удобнее нанимать специализированные компании. Они обладают всеми необходимыми силами, средствами, разрешениями, лицензиями для максимально качественного и быстрого производства работ.

Их можно разделить на следующие группы:
1. Высотные работы (Мытье фасадов, мытье остекления, чистка снега)
2. Сервис сменных ковров
3. Вывоз мусора (ТБО, ТКО, Строительный мусор)/вывоз снега.
4. Спецработы (нанесение защитных покрытий, работы по уходу за каменными поверхностями и т.д.)
5. Работы, связанные с санитарными вопросами (Дезинфекция/Дезинсекция/Дератизация)

Тема: Логистика

В крупных компаниях все эти три направления – это целые отделы и даже департаменты, но в небольших компаниях все это вполне способен выполнять менеджер по закупкам.

В общих чертах это выглядит следующим образом:

1. Закупочная логистика:
- найти/подобрать согласно требований, хорошо если знают точно что именно нужно, хотя иногда просто приходят с вопросом нам надо что – то для вот этого….
- запросить счет (если это разовая закупка, достаточно счета или счет-договора, если планируется систематическая закупка, то обязательно заключение договора)
- Проверить счет на соответствие бюджету определенному для данной закупки
- согласовать счет, если это предусмотрено регламентами в компании
- оплатить, если счет предоплатный или подтвердить отгрузку если есть отсрочка платежа
- Проконтролировать получение товара и закрывающих бухгалтерских документов

2. Транспортная логистика – здесь нужно определить каким образом ТМЦ будут доставлены на объект:
- доставка от нескольких поставщиков сначала на склад, а затем доставка на объект
- доставка напрямую от поставщика/ов на объект
- перемещение с объекта на объект собственными силами или с использованием транспортной компании.

3. Складская логистика:
- Подобрать помещение для склада
- Организовать работу склада по приему, хранению и отгрузке материальных ценностей
- Контроль работы склада и проведение инвентаризаций
- Документальное оформление работы склада по работе с ТМЦ

Кому удобнее - ссылка ТГ канал - https://t.me/Klining_zapiski

Тема: Ремонт оборудования и техники

Любое оборудование и техника требуют обслуживания и ремонта.

В крупных компаниях этим занимаются специальный отдел или отделы, где есть люди которые организуют работу сотрудников отдела, которые ведут бумажную работу, осуществляют закупки запасных частей и собственно выезжают на объекты для ремонта и обслуживания техники.

В небольших компаниях все это выглядит немного по другому.

Как правило если количество оборудования и техники не многочисленно, то этим занимается один человек. Название должности может быть разным «Механик»/ «Инженер»/»Специалист». При увеличении количества обслуживаемой техники и оборудования дополнительно набирают слесарей.

Основные задачи механика это:
1. Выезды на объекты для проведения обслуживания и ремонта имеющегося оборудования и техники
2. Подготовка документов для документального обеспечения работы (путевые листы, приказы о расходе ГСМ на различные виды техники, заявки на приобретение запчастей и расходников и т.д.)
3. Организует заправку техники топливом посредством топливных карт или доставки напрямую на объекты топлива.
4. Организует обслуживание и ремонт техники и оборудования силами сторонних организаций, по необходимости.
5. Организует работы по подготовке техники и оборудования к весенне/летнему или осенне/зимнему сезону.

В идеале, если механик работает в единственном лице, то он должен уметь ремонтировать как поломоечное оборудование, так и садово-парковую технику, и крупную механизацию. Однако такие специалисты довольно редки, поэтому выбор делают исходя из количества планируемых к обслуживанию единиц.

Менеджер по закупкам и механик работают как правило в связке.

Механик делает заявку на запчасти или заявку на поиск подрядчика для осуществления ремонта.
Менеджер по закупкам – заказывает и доставляет необходимые запасные части или ищет подрядчика.

Кому удобнее - ссылка ТГ канал - https://t.me/Klining_zapiski

Тема: Обеспечение объектов

Основная задача менеджера по закупкам в клининге - это своевременное обеспечение всеми необходимыми материалами объектов на которых работает компания.

Все что используется для работы клининговой компании можно разделить на следующие основные группы:
1. Химия
2. Расходные материалы для уборки
3. Инвентарь
4. Расходные материалы для санузлов
5. Спецодежда
6. Оборудование для уборки
7. Техника для уборки
8. Организация рабочего пространства (Офисная мебель, IT и т.д.)

По видам обеспечение можно разделить на условные группы:
1. Первоначальное - когда компания только заключила договор и нужно закупить все необходимое для оказания услуг на объекте.
2. Плановое - когда компания уже оказывает услуги на объекте и менеджер формирует и присылает заявку на обеспечение объекта необходимыми ТМЦ из расчета на месяц работы.
3. Внеплановое - когда необходимо закупить что то срочное, например взамен вышедшего из строя инвентаря или когда планируются дополнительные работы на объекте

Кому удобнее - ссылка ТГ канал - https://t.me/Klining_zapiski

Тема: Менеджер по закупкам - чем же он занимается.

За все 15 лет работы в клининговых компаниях мне приходилось по должностным обязанностям заниматься следующими направлениями:

1. Обеспечение объектов необходимыми ТМЦ

2. Организация ремонтных работ оборудования и техники

3. Логистика (Транспортная, складская)

4. Подрядные работы

5. Договорная работа с поставщиками

6. Работа с бухгалтерскими документами

7. Работа по подбору ТМЦ под условия ТЗ для расчетчиков

Более подробно будет расписано дальше, это просто для общего понимания разнообразия задач.

Отдельно небольшое уточнение, в крупных компаниях все это делают несколько человек или даже отделов, а в небольших клининговых компаниях не всегда получается выкроить штатную единицу под ту или иную задачу.....
Для примера, когда работал в крупной компании (более 1000 объектов только по г. Москва), то там закупками занимались целые отделы и у каждого сотрудника было свое направление работы - например один человек занимался только закупкой спецодежды на весь филиал... Целый отдел занимался закупкой и обслуживанием транспортных средств и крупной механизацией......
В небольших клининговых компаниях этим занимается как правило 1, иногда 2 человека. Разделение не сложное - поставщики и подрядчики.