Отраслевой центр компетенций в сфере культуры

«Коробка в деле». Тольятти: объединение детских библиотек начинают сказку о бережливости

В славном городе Тольятти, что раскинулся на берегах Волги, ведет свою деятельность Объединение детских библиотек. Не одна библиотека, не две, а целых четырнадцать: Центральная детская библиотека имени А. С. Пушкина и тринадцать сестер-библиотек в разных районах города. Почти пятьдесят тысяч читателей в год. Четыреста тысяч книг на полках. Более восьмидесяти человек в команде. За этими цифрами - живые люди: сотрудники, которые каждый день приходят сюда не просто на работу, и дети, для которых библиотека давно стала вторым домом.

За красивой картинкой - работа, которую не видно. Путь книги от заказа до полки долог и извилист: бумаги, накладные, каталоги, согласования. Пока она доберется до своего читателя, пройдет немало времени. Библиотекари - народ терпеливый, но даже их терпение не бесконечно. А маленький читатель ждет. Стоит у полки, смотрит на пустое место и расстраивается.

И вот в этом тихом царстве наступил момент, который в сказках называют «вдруг». Стартовал федеральный проект «Производительность труда» - чтобы время не утекало зря, а юные читатели быстрее получали новые книги.

А помогать писать сказку бережливости команде будет Михаил Журавлев, руководитель проекта ОЦК. Человек, который не первый год помогает библиотекам по всей стране наводить порядок в рабочих процессах. Его задача вместе с командой пройти путь - от диагностики до реальных изменений. Он идет впереди, показывает дорогу, но каждый шаг команда делает сама.

Внедрять в работу будут коробочное решение: «Организация процесса формирования библиотечного фонда муниципальной общедоступной библиотеки». За этим длинным названием прячутся простые вещи – бережливое отношение к труду и времени.

На стартовом совещании Михаил Журавлев познакомил команду с предстоящей работой. Рассказал, что ждет впереди, обозначил шаги: сначала посмотреть, как все устроено сегодня, найти «узкие горлышки», понять, где теряется время. А потом - взяться за дело и проверить, чтобы работало не на бумаге, а в реальных процессах.

В совещании приняла участие Светлана Суглобова, заместитель руководителя ОЦК. Она обратилась к команде с напутствием, пожелав удачи и отличных результатов. Подчеркнула важность постоянного развития и совершенствования привычных рабочих процессов для тех, кто приходит в библиотеки с открытыми глазами и ждет чуда - для маленьких читателей.

И это уже не сказка - это план. Будем следить за тем, как он реализовывается.      

#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис #Культураулучшений

«Коробочные истории успеха». Ершовское: культурный центр, где бережливость вышла на сцену

Представьте, что до мероприятия остаются считанные часы. Нужно найти восемь единиц реквизита. Вы входите в костюмерную и попадаете в лабиринт. Костюмы висят вперемешку: народные сарафаны соседствуют с театральными камзолами, реквизит хранится в коробках без подписей. Атмосфера накаляется. Вы начинаете искать. Проходит минута. Пять. Десять. Девятнадцать с половиной...

Именно столько - 19,5 минуты - в среднем уходило на поиск и получение костюмов в Доме культуры села Ершово. За месяц выходило 5 просроченных возвратов реквизита. Удовлетворенность работой костюмерной держалась на отметке - 80,9%. Вроде и неплохо, но это продолжало «воровать время» - у сотрудников, у подготовки к мероприятию, у той самой встречи со зрителем, ради которой все и делается.

Проект «Производительность труда» помог навести порядок. Рабочая группа тщательно провела инвентаризацию, промаркировала каждую вещь и место хранения, создала цифровую базу данных в формате XLS, разработала журнал учета, чек-лист приемки и регламент выдачи. Также были закуплены системы хранения, проведено зонирование помещения и обучение сотрудников. Теперь над стеллажами висят таблички с названиями секций, костюмы рассортированы по типам, размерам и цветам. Поиск нужного костюма сейчас занимает всего 5,4 минуты, что на 72,3% быстрее. Просроченных возвратов за месяц = 0, а удовлетворенность костюмерной выросла на 16,1% и достигла 97%. Эти результаты не только экономят время, но и возвращают ощущение порядка и комфорта в работу и пространство.

Следующей точкой боли стала процедура согласования сценария. От момента получения задания до утверждения сценария проходило 25,5 часов из-за отсутствия четких инструкций и множества согласований. Чтобы оптимизировать работу, внедрили систему «Битрикс24». Это позволило сократить время на согласование до 14,9 часов - меньше на 41% чем раньше, и создало прозрачную систему поручений.

Обратная связь от посетителей также была проблемой. Раньше получали всего 7 анкет в месяц, слышали редкие голоса в пустом зале и не имели системы для сбора мнений. После того, как внедрили опросы с помощью QR-кодов для посетителей и сотрудников, а также усовершенствовали формы обратной связи - зрители стали активно участвовать: 42 анкеты в месяц, что в 6 раз больше. Каждое мнение важно, каждый голос вносит свой вклад в развитие культурной жизни с.Ершово.

Валерия Токарева, руководитель проекта ОЦК, координировала работу участников и способствовала достижению взаимопонимания и согласованности в работе. Это позволило организовать процесс эффективно и профессионально.

На итоговое совещание поддержать коллег пришли представители других культурно-досуговых центров района. Стартовое слово взяла Вероника Алексеева, заместитель генерального директора Роскультроекта, руководитель ОЦК. Она поздравила участников с окончанием проекта и достижением отличных результатов.

Руководитель рабочей группы Сергей Сушко, представляя собравшимся результаты, акцентировал внимание не на цифрах, а людях. Отметив, что все специалисты ответственно подошли к работе, прошли обучение и тренинги, все вопросы решали коллективно и сообща. Опыт такого подхода решено сохранить, чтобы и дальше анализировать процессы, находить узкие места и совершенствоваться.

Руководитель проекта ОЦК искренне поблагодарила команду:
«Мы прошли насыщенный путь, - отметила она, - отработали на практике реальные решения и создали полноценную проектную систему».

Проект завершен, но стремление к развитию осталось - и это самое ценное. Поздравляем команду!

#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис #Культураулучшений

«Коробочные истории успеха». Самара: научная библиотека собирает плоды бережливой работы

Когда в Самарской областной универсальной научной библиотеке объявили о старте проекта «Производительность труда», реакция была разной: кто-то пожимал плечами, кто-то смотрел с недоверием. Но любопытство взяло верх - тем более что Оксана Ткаченко, руководитель проекта ОЦК, на каждом этапе поддерживала команду. Вместе они прошли путь от детальной диагностики и поиска «узких мест» до внедрения.

За стеллажами и читальными залами здесь каждый день кипит работа, которую не видно постороннему глазу: творческие вечера, презентации, тематические мероприятия. И каждое событие нужно не только провести, но и сделать так, чтобы о нем узнали. А для этого нужно подготовить афишу, пресс-релиз, пост в соцсети. Все это занимает время.       

Раньше на создание и согласование афиши уходило 10 рабочих дней, на пресс-релиз и пост - 7. Информация добиралась до зрителя с опозданием, интерес остывал. На мероприятиях собиралось в среднем 10 человек, охват ВКонтакте не превышал 2400, а удовлетворенность информационной доступностью составляла 65,4%. Цифры честно отражали общее чувство: работы делается много, но информация доходит с опозданием.

Теперь афиша рождается за 7 дней, пресс-релиз и пост — за 3. Весть о событии успевает долететь до зрителя, пока он еще выбирает, чем занять вечер. И зритель откликается - на мероприятия приходит в среднем 23 человека, охват ВКонтакте вырос до 4200 - почти вдвое, а удовлетворенность информационной доступностью поднялась до 91,7%. Библиотека заговорила с аудиторией на одном языке.

На итоговом совещании рабочая группа делилась не сухими отчетами, а тем, что чувствовала сама. Было видно, что люди поверили в то, что делают. Потому что настоящий результат - он не в отчете, он в заполненном читальном зале библиотеки, в шорохе перелистываемых страниц, в аплодисментах после литературного вечера, горячих спорах после книжного клуба и в желании вернуться сюда снова.

По видеосвязи коллег поддержала Ольга Пернацкая - руководитель проекта ОЦК. Вместе с ней подключились будущие участники из Саратовского региона: они присматриваются к опыту самарцев, отмечают интерес к процессам и готовы перенимать его дальше.


Перемены не исчезли вместе с последним совещанием. Они остались в скорости, с которой библиотека теперь говорит о своих событиях, в качестве этих разговоров и в том, как на них откликается читатель.

Самарская научная библиотека доказала простую вещь: бережливость в культуре - это про то, чтобы каждое событие находило своего зрителя. А гордость - не за цифры, а за то, что сделали это сами. Оксана Ткаченко резюмировала: библиотека станет методическим центром региона, ее опыт будет примером для коллег.

Поздравляем!🎉

#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис #Культураулучшений

«Коробочные истории успеха». Тольятти: культурный конвейер «Автограда» готов к бережливой работе

В последний летний месяц МАУ «КЦ «Автоград» запустил свой конвейер в рамках реализации федерального проекта «Производительность труда». Потом был детальный «техосмотр», диагностика, картирование, первые пробы навигации в потоке посетителей. Тогда «Автоград» только настраивал свой механизм, и казалось, что до финиша еще далеко. Но время летит быстрее, чем «копейка» по трассе. И вот проект завершен. План выполнен на 100%.

Вел команду по этому маршруту Михаил Журавлев — руководитель проекта Отраслевого центра компетенций.

Финальный замер показал высокие результаты:
Количество посетителей литературных мероприятий выросло с 113 до 215 человек в месяц, рост на 90%. Для этого в АБИС БК «Автоград» появилась система персональных уведомлений. Теперь читатель подписывается на интересующие темы, и ему приходит приглашение - только то, что действительно нужно.
Время согласования заявки на мероприятие сократилось с 3 рабочих дней до 1 - минус 67%. Раньше каждый руководитель отдела согласовывал событие вручную, обходя все инстанции. Теперь все подключены к таск-менеджеру STRIVE.
Конфликты за площадки и помещения исчезли совсем: было 8 в месяц, стало 0. Снижение на 100%. Проблему решила заявка ИТ-подрядчику на подключение к общей системе бронирования, которая теперь доступная каждому отделу.
Время на поиск нужного помещения сократилось с 7,5 до 4,5 минуты - минус 40%. Здание в Тольятти сложное - шесть этажей, несколько входов, лестницы. Но теперь доработанная навигация учитывает все маршруты и точки притяжения посетителей.

На итоговом совещании Вероника Алексеева, заместитель генерального директора, руководитель Отраслевого центра компетенций ФГБУК «Центр культурных стратегий и проектного управления» отметила:

«Работа проделана интересная, показаны яркие результаты, которые затронули привычные рабочие процессы, есть чем гордиться. Спасибо команде за совместную работу, вовлеченность и самоотдачу».

Представитель рабочей группы Оксана Скаткова представила собравшимся отчёт и подчеркнула:

«Здание у нас со сложным архитектурным решением - это и здорово, и в то же время создает трудности для перемещения. Поэтому навигации уделили особое внимание. Проект дал понимание, как улучшить привычные процессы, и вся команда довольна результатами».

Елена Карамышева, главный специалист управления образования, культуры и искусства Департамента культуры Тольятти, поздравила коллектив с завершением проекта и подчеркнула:

«С первых минут, как попадаешь в здание видно, что проделана огромная работа, и заметно, как это повлияло на сотрудников».

Конвейер настроен. Механизмы работают. «Автоград» не просто завершил проект - он готов развиваться дальше и делиться опытом. Как резюмировал директор Сергей Соловаров:

«Мы не планируем останавливаться и готовы транслировать опыт на город, делиться с коллегами и совершенствоваться сами».

Для культурного конвейера Тольятти это не финиш, а окончание этапа, впереди – следующие! В добрый путь!

#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис #Культураулучшений