Что делать, если пришло требование из налоговой?

Требование ФНС — не всегда штраф. Это сигнал, что инспекция увидела ошибку, расхождение или хочет подтвердить данные по операции. Не игнорируйте документ и не отвечайте «на всякий случай»: сначала разберитесь, что запрашивается, проверьте учёт и подготовьте обоснованный ответ.

Зафиксируйте требование

Сохраните документ, зафиксируйте номер, дату, налог, период и суть запроса. Назначьте ответственного за подготовку ответа. Если требование направлено по ТКС, оно считается полученным на шестой рабочий день после отправки налоговой; с этой даты отсчитываются сроки ответа.

Определите вид требования

Требование может касаться пояснений, документов, исправления ошибки в декларации, вызова для дачи пояснений либо уплаты налога, пеней или штрафа. От вида зависит срок и содержание ответа.

Проверьте срок

При ошибках, противоречиях или несоответствиях в декларации пояснения или исправления обычно нужно представить в течение пяти дней. Документы по налоговой проверке — в течение 10 дней со дня получения требования. Если не успеваете, на следующий день уведомите инспекцию о причине и сроке представления.

Сверьте данные

Сопоставьте декларацию с данными 1С, банковской выпиской, кассовыми документами, договорами, первичкой, актами сверки, сведениями маркетплейсов и данными по ЕНС. Важно понять не только, какая цифра вызвала вопрос, но и почему она возникла.

Определите, есть ли ошибка

Если декларация верна, а расхождение объясняется реальной операцией, подготовьте пояснения и приложите подтверждения. Если ошибка не занижает налог, обычно достаточно пояснений или исправления. Если налог занижен, внесите изменения и подайте уточнённую декларацию.

Рассчитайте доплату

При занижении налога рассчитайте недоимку и пени, проверьте остаток на ЕНС, обеспечьте средства для погашения и подайте уточнённую декларацию. Чтобы снизить риск штрафа, сделайте это до того, как нарушение обнаружит налоговая или назначит выездную проверку, и обеспечьте на ЕНС сумму недоимки и пеней.

Подготовьте пояснения

Не отправляйте формальный ответ «ошибок нет, просим разобраться». Укажите реквизиты компании или ИП, номер и дату требования, налог и период, показатель, вызвавший вопрос, операцию, которая его сформировала, подтверждающие документы, наличие ошибки и способ её исправления, перечень приложений и просьбу учесть пояснения. Приложите выписки из регистров учёта и другие документы, подтверждающие данные декларации.

Соберите только нужные документы

Не отправляйте весь архив. Приложите только то, что относится к запросу: договор, счёт, акт, накладную или УПД, платёжное поручение, банковскую выписку, кассовый чек, товарную накладную, счёт-фактуру, акт сверки, кадровые документы, расчёт зарплаты или пояснительную записку.

Отправьте ответ и сохраните подтверждение

Направьте документы и пояснения через канал, указанный в требовании, чаще всего через ТКС. Сохраните квитанцию о приёме, подтверждение отправки, дату и убедитесь, что все приложения переданы. Если квитанция о приёме не направлена, налоговая может приостановить операции по счетам.

Контролируйте ЕНС

После подачи уточнённой декларации при доплате сальдо ЕНС уменьшится в день подачи, но не раньше срока уплаты налога. При уменьшении налога изменение произойдёт после камеральной проверки, которая длится до трёх месяцев. Отслеживайте ЕНС, начисления и новые требования.

Чего делать не стоит

Игнорировать требование, отвечать без сверки данных, отправлять все документы подряд, подавать уточнённую декларацию без расчёта последствий, исправлять только один период при системной ошибке, придумывать пояснения, менять документы задним числом или платить налог без пеней.