Регламенты: внедрить нельзя избегать

Ох уж эти регламенты и бизнес-процессы ))

Все говорят об их необходимости. Все понимают, что без них никуда. И почти все пишут регламенты просто для того, чтобы они были.

Документы созданы, согласованы, разложены по папкам. Даже подписи поставлены. Вот только никто по ним не работает и, что еще важнее, никто не контролирует их исполнение.

Но начинающие руководители продолжают видеть в регламентах серебряную пулю. И с настойчивостью, достойной лучшего применения, бросаются описывать всё подряд.

Хуже история только с базами знаний, но об этом как-нибудь отдельно 😁

В чем главная проблема регламентов?

На старте намерения всегда благие: убрать хаос, структурировать процессы, сделать работу предсказуемой.

Но сам по себе регламент ничего из этого не сделает.

Во-первых, многостраничный (и зачастую путаный) документ никто не способен нормально понять. А некоторые, увидев количество страниц, даже читать не станут.

Во-вторых, даже если вам удалось написать короткий, понятный и логичный регламент, он всё равно не заработает.

Как так? Ведь всё же понятно написано!

А потому что ваш регламент никому, кроме вас, не нужен.

Для всех остальных он с вероятностью 99% меняет привычный порядок работы. А с вероятностью 90% добавляет участникам процесса новые действия и обязанности.

И зачем, спрашивается, людям добровольно усложнять себе жизнь?

Поэтому написать регламент — это процентов 10 работы. Остальные 90% — его внедрение.

А внедрение требует двух вещей: инструментов контроля и настойчивости управленца.

Именно настойчивости, а не одного торжественного письма в духе «С понедельника работаем по-новому» и вложения с новым регламентом.

Самое интересное, что, когда регламент действительно начинает работать и приносить пользу, команда постепенно перестает сопротивляться. Более того, через некоторое время сотрудники сами начинают защищать установленный порядок.

Да-да, те самые люди, которые еще недавно саботировали его внедрение. Оказывается, работать по правилам действительно удобнее для всех )) Но это уже после успешного внедрения.

Лайфхак #100, как сделать регламент работающим:

1. Чем короче, тем лучше. Идеальный регламент — 1–2 страницы, а не диссертация на 30 листах.

2. В основе регламента — визуальная схема процесса. По ней каждый участник должен за минуту понять, что именно он делает, когда и кому передает результат.

3. Контроль должен быть заложен в сам процесс. Руководитель должен видеть, на каком этапе находится работа, кто за что отвечает, где возникло отклонение и почему.

4. Автоматизация контроля. Идеальный вариант — удобная отчетность, которая показывает отклонения и фамилии без необходимости вручную собирать информацию и устраивать ежедневные допросы сотрудников.

5. Руководитель - скорее всего вы - обязаны реагировать на отчетность. Потому что отчет, на который никто не реагирует, ничем не лучше регламента, который никто не читает.

Главная мысль: регламент - это не документ. Это способ удобной организации работы, подкрепленный контролем и ответственностью.

Если вы написали регламент, но он непонятен для участников и, как следствие, они его не выполненяют, вы не навели порядок. Вы просто создали еще один файл.

А каким был ваш опыт с регламентами? Удалось сделать их реально работающим инструментом или всё закончилось очередной папкой с документами?