Трудовая книжка за 427 рублей: где в цене бланка прячется НДС

💸 Учреждение покупает бланк трудовой книжки, а платит за него… сам сотрудник. С 2021 года впервые трудоустроенным бумажную книжку не заводят — ведут электронную. Бланки покупают тем, у кого книжка бумажная: кончились страницы — вшивают вкладыш; потеряна или испорчена — оформляют новую (ст. 65 Трудового кодекса). При увольнении плата не возникает — бланк оплатили раньше. В эту рутину заходит налог на добавленную стоимость (НДС) с новой ставкой.

⚖️ Смысл операции — не торговля, а возврат учреждению потраченного на бланк. Закреплено в приказе Минфина России от 29.11.2017 № 209н, который задаёт классификацию операций сектора государственного управления (КОСГУ). Его п. 9.3.4 относит к подстатье 134 «Доходы от компенсации затрат» в том числе «плату, взимаемую с персонала при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее, в качестве возмещения затрат, понесенных работодателем при их приобретении». У платы за бланк — собственная строка в перечне компенсаций.

🧮 Коды — для плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД); их задаёт приказ Минфина России от 24.05.2022 № 82н:

➡️ закупка бланков — код вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 53.2.4.4 № 82н) и статья 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (п. 11.4 № 209н). Детализацию статей 340 и 440 отменили с 2026 года — для бланков осталась только 340 (приказ Минфина от 29.08.2025 № 117н);

➡️ плата с сотрудника — касса по коду вида доходов (КВД) 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат» (п. 12.1.3 № 82н), а доход в учёте — подстатья 134, «компенсация затрат» из нормы выше.

🗓️ Ловушка — в ставке. Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ поднял базовую ставку НДС с 20% до 22% с 1 января 2026 года; льготные 10% не тронули. Если в 2026-м берёте цену, в которую НДС заложен по 20%, — налога в кассе не хватит, разницу доплатит учреждение. НДС в длящихся договорах разбирали в сентябрьском посте.

🔎 Поворот: передача бланка за плату — объект НДС по пп. 1 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса: «реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации». Позиция Минфина: учреждение признаётся налогоплательщиком НДС, и продажа по цене закупки налог не отменяет (письмо Минфина от 21.06.2022 № 03-07-11/58731). Это позиция ведомства, не норма закона. Но объект задан кодексом — для плательщиков НДС: на УСН без превышения лимита налога нет.

💡 Забавная пара: в классификации плата за бланк — компенсация затрат, в налоговом учёте — реализация. Одно и то же действие — две плоскости, и они друг друга не отменяют.

📊 Механика цены — типовой пример, у вас цифры свои. Купили бланк без НДС за 350 рублей (поставщик на упрощённой системе налогообложения — УСН). Цена для сотрудника: 350 × 1,22 = 427 рублей, из них 77 — НДС (350 × 22%). База налога — стоимость реализации без самого НДС (п. 1 ст. 154 Налогового кодекса). Цену утвердите приказом — чтобы кассир и инспектор называли одну цифру.

💰 Сам НДС к уплате — тоже по доходным кодам. У бюджетных и автономных учреждений: касса — КВД 180 «Прочие доходы» (п. 12.1.7 № 82н), учёт — подстатья 189 «Иные доходы» КОСГУ (п. 9 № 209н). Оба кода доходные: в ПФХД налог идёт строкой по доходному коду, а не в расходных (КВР). У казённых — своя история: НДС в расходах — КВР 852 (п. 53.8.6.2 № 82н) и подстатья 291 «Налоги, пошлины и сборы» (п. 10.9.1 № 209н).

📌 Главное — три проверки до того, как кассир назовёт цену:

✅ Закупка бланков — КВР 244 / КОСГУ 340.

✅ Плата с сотрудника — КВД 130 / КОСГУ 134.

✅ НДС к уплате — КВД 180 / КОСГУ 189.

🤔 Сколько берёте за вкладыш в 2026-м — и выделяете ли НДС?

#ЗаконИПрактика #НДС #ТрудоваяКнижка #КОСГУ #ЗанимательныйБюджет