Что менять в договорах и процессах при переходе на ЭПД

После введения обязательной ЭТрН в рамках ЭПД крупные грузовладельцы отмечают рост объёма договоров — они могут вырасти с 10 до 50–60 страниц, при этом до 70% содержания будет связано с электронными документами и сопутствующими правилами. В источнике сообщается, что ранее договор с транспортной компанией занимал около 10 страниц, а новые варианты могут вырасти до 50–60 страниц, и до 70% содержания будет связано с электронными перевозочными документами и сопутствующими правилами.

Подписание ЭТрН может занимать до 10 дней — грузополучатель может подписывать документ спустя несколько дней после операции. В этом случае заказчику стоит заранее согласовать сроки подписания и включить в процесс коммерческий документооборот, который запускается только после подтверждения ЭТрН. В источнике сообщается, что участники цепи сталкиваются с ситуациями, когда грузополучатель подписывает документ уже спустя несколько дней после операции — вплоть до 10 дней. Возможный сценарий для решения этой проблемы — связка дальнейшего коммерческого документооборота с подписанием нужного титула ЭТрН. Пока соответствующий этап не завершён, следующий шаг процесса не запускается.

Компании сами разрабатывают черновики для перевозчиков и экспедиторов, чтобы снизить нагрузку на партнёров. В источнике сообщается, что компания сама формирует черновики как сервис для своих партнёров, потому что поток постоянный и самостоятельная подготовка создаёт для перевозчиков дополнительную сложность. Заказчику имеет смысл уточнить, какой формат черновика используется в его компании — если черновик не создаётся грузовладельцем, это может привести к дополнительным ручным операциям и задержкам.

Связка транспортных и экспедиторских документов осталась сложной из-за несовместимости IT-систем. В прошлом номер рейса позволял легко сопоставить перевозку с затратами в ERP. Сейчас эта связка требует больше ручной работы, особенно если черновик не подготовлен грузовладельцем. В источнике сообщается, что в одном кейсе участник описывает прежний процесс: номер рейса позволял достаточно просто связать перевозку с затратами в ERP. После появления новых электронных документов эта связка стала требовать больше ручной работы, особенно если черновик создаёт не сам грузовладелец. Заказчику стоит проверить, как в его компании организован обмен данными между системами и на каком этапе происходит сопоставление.

В итоге, после подключения к ЭДО остаётся значительная работа внутри компании — по согласованию ответственности, сроков подписания и обмену данными. Именно от этих факторов зависит объём ручных действий и задержек в ежедневной работе. В источнике сообщается, что после подключения к ЭДО остаётся работа внутри компании и с партнёрами: согласовать ответственность, сроки подписания и обмен данными. Именно от этих факторов зависит, сколько ручных действий и задержек останется в ежедневной работе. Стоит заранее уточнить с партнёрами все этапы процесса и форматы документов.

Источник: https://t.me/logscm/37840