Идеальные регламенты и склад как авгиевы конюшни. Почему контроль ломается

Вот свежий пример из моей работы с клиентами в рамках наставничества.

У владельца компании по продаже электротехнических товаров случился форс-мажор: внезапно заявление на увольнение кладет заведующий складом. Какие-то жесткие семейные проблемы, вплоть до того, что данный сотрудник собрался уходить на СВО.

Заведующий складом является материально ответственным лицом. Чтобы принять у него состояние склада, собственнику пришлось самому туда спуститься.

😱️️️️️️ Спустился — и схватился за голову.

На бумаге в компании всё было идеально: были все регламенты, инструкции, карты, схемы, всё, что необходимо для организации работы склада. И самое парадоксальное: все эти регламенты приёмки, схемы размещения товаров и правила маркировки рисовал и писал сам заведующий складами. Это был его собственный продукт. Которому он сам же и не следовал.

А по факту на складе были настоящие авгиевы конюшни. Катушки с кабелем и коробки сброшены в кучу, не рассортированы, ячейки пустые, маркировок нет. На полу — фантики от конфет, крошки, какие-то старые личные вещи собиравшегося уволиться сотрудника. Бардак полнейший.

💸️️ Цена этого хаоса: заказ, который по нормативу должен собираться 30 минут, собирается целый день. И самое страшное — риск пересортицы, из-за которой мы просто не можем скомплектовать полный заказ. А это уже потеря клиента и мощный удар по имиджу.

Собственник вызвал пытавшегося уволиться завсклада, чтобы прояснить ситуацию. Но тот тут же включил глухую защиту: «Я ничего не успеваю, у нас куча отгрузок, людей не хватает!».

И тут у собственника сработал классический рефлекс спасателя. Он решил пойти на склад с помощниками и сам сделать полную инвентаризацию. Естественно, я его остановил.

Я задал ему один вопрос:
— Хорошо, мы сейчас сделаем инвентаризацию. Но это лишь симптом, и через 3 месяца ситуация опять повторится. Нам нужно разобраться: по какой технологии вообще возникает эта проблема?

Мы перестали смотреть на симптомы и начали погружаться в причины. И что мы выяснили? Функция контроля за состоянием склада была у собственника, а он не заходил на склад уже три месяца. Поэтому контроль работал исключительно от случая к случаю.

Нужно было выстроить систему, при которой порядок мониторится каждый день, но без участия владельца. Поручить это самому завсклада — утопия, он лицо заинтересованное.

Чтобы наладить регулярный контроль склада без постоянного участия владельца, я привел своему клиенту несколько примеров, несколько кейсов из других ниш. Не буду сейчас все здесь описывать: это будет несколько страниц. Но один пример, который зацепил моего клиента и который он стал использовать, — это пример логики компании Coca-Cola.

📃 Когда они ставят свой холодильник в магазин, они делают фото идеальной выкладки (планограмму). И мерчендайзер регулярно приходит и сверяет реальность с фотографией.

Мой клиент зацепился за эту идею и докрутил её. Мы сделали эталонные фото и видеоинструкции — где что должно лежать и почему. Теперь любой низкоквалифицированный помощник может прийти на склад с планшетом и просто поиграть в игру «найди 10 отличий». Если найдет, то получит премию в 5 тыс. найдет больше + ещё 5 тыс.

Визуальный порядок мы навели. Но оставалась главная проблема — инвентаризация. Нам нужно было точно знать, сколько товара на складе, чтобы не сорвать отгрузки. А доверять подсчет материально ответственным лицам, которые этот хаос допустили, было нельзя.

О том, как мы решили эту задачу чужими руками и заставили завсклада заплатить за свои ошибки, я расскажу в следующем посте.