Приглашение должно сразу отвечать на основные вопросы: зачем встречаются, когда, где, кто участвует и что нужно подготовить.

В письмо включите:

— цель встречи
— дату и время
— место или ссылку
— список участников
— повестку
— материалы для подготовки
— контакт организатора
— просьбу подтвердить участие.

Вот шаблон для примера:

Здравствуйте! Приглашаем вас на встречу по согласованию условий поставки на второй квартал. Встреча пройдёт 24 июля в 11:00 в нашем офисе на Тверской, 5 этаж. Со стороны нашей компании участвуют [имена]. Обсудим сроки, объёмы и условия оплаты. Материалы для ознакомления приложили к письму. Просьба подтвердить участие до 20 июля. Контакт организатора: [телефон, почта].

Если встреча проходит в офисе, добавьте название бизнес-центра, номер входа, этаж, правила прохода и информацию о парковке. Для онлайн-встречи укажите сервис и заранее проверьте ссылку.

Приглашение лучше отправлять после того, как ключевые участники подтвердили время. За день до встречи напомните о ней и ещё раз приложите программу, адрес и документы. Если гость приезжает впервые, добавьте схему прохода или фото входа. Это избавит организатора от звонков за несколько минут до начала.

Сохраняйте пост и используйте при организации встреч 😉