Закупка медицинских материалов оптом нередко буксует на вещи, о которой вспоминают в последнюю очередь: единицах измерения в заявке. Поставщик расходников для клиники читает строку «перчатки — 300» по складской логике: товар отгружается упаковками, значит, речь о трёхстах упаковках. Вы же могли иметь в виду триста пар.
Типичный сценарий середины ноября. Вы сводите ведомость на декабрь в таблице, где всё посчитано в штуках: столько пар перчаток, столько шприцов на месяц работы. Заявки от отделений приходят кто в пачках, кто в коробках, и сводная таблица как раз приводит их к единому виду. При переносе цифр в письмо поставщику этот единый вид теряется: числа уезжают, единицы остаются в вашей голове. Менеджер на другом конце считает по-своему, потому что его склад живёт коробками и пачками.
Дальше работает чистая арифметика. Если в упаковке пятьдесят пар, «300» превращается в пятнадцать тысяч, и итог расходится с планом в пятьдесят раз. Обратный вариант заметен позже: вы написали 40, имея в виду упаковки, и получили 40 штук. Накладная сходится, претензий при приёмке нет, а через несколько дней позиция заканчивается раньше срока.
Первый случай тянет за собой замороженный бюджет и долгий разговор о возврате. Второй оборачивается внеплановым дозаказом и ожиданием доставки. Виноватого в обоих нет: ни вы, ни поставщик не соврали, каждая сторона просто посчитала в своей единице.
Чтобы заказ дошёл в нужном объёме, достаточно трёх привычек:
• указывайте единицу измерения у каждой позиции: штуки, пары, пачки, коробки. «Уп.» без расшифровки оставляет простор для спора при приёмке;
• уточняйте фасовку до отправки заявки: у разных производителей она различается, и «как в прошлый раз» иногда подводит;
• при приёмке перемножайте количество упаковок на штуки в упаковке и сверяйте результат с внутренней потребностью: сумма в счёте эту проверку не заменяет.
Отдельно проверяйте, чтобы единица в счёте и накладной совпадала с заявкой. Расхождение в закрывающих документах вызывает лишние вопросы у проверяющих, и разбираться с ними предстоит закупщику.
Есть и способ сократить число таких стыковок: перчатки, шприцы, бумага для УЗИ, простыни и халаты можно заказать одним списком и получить одной накладной, где единица указана у каждого наименования. Когда весь заказ везут одной машиной, по Москве или в регион, мест, где штуки обернутся коробками, остаётся совсем немного.
#закупки #расходники
Типичный сценарий середины ноября. Вы сводите ведомость на декабрь в таблице, где всё посчитано в штуках: столько пар перчаток, столько шприцов на месяц работы. Заявки от отделений приходят кто в пачках, кто в коробках, и сводная таблица как раз приводит их к единому виду. При переносе цифр в письмо поставщику этот единый вид теряется: числа уезжают, единицы остаются в вашей голове. Менеджер на другом конце считает по-своему, потому что его склад живёт коробками и пачками.
Дальше работает чистая арифметика. Если в упаковке пятьдесят пар, «300» превращается в пятнадцать тысяч, и итог расходится с планом в пятьдесят раз. Обратный вариант заметен позже: вы написали 40, имея в виду упаковки, и получили 40 штук. Накладная сходится, претензий при приёмке нет, а через несколько дней позиция заканчивается раньше срока.
Первый случай тянет за собой замороженный бюджет и долгий разговор о возврате. Второй оборачивается внеплановым дозаказом и ожиданием доставки. Виноватого в обоих нет: ни вы, ни поставщик не соврали, каждая сторона просто посчитала в своей единице.
Чтобы заказ дошёл в нужном объёме, достаточно трёх привычек:
• указывайте единицу измерения у каждой позиции: штуки, пары, пачки, коробки. «Уп.» без расшифровки оставляет простор для спора при приёмке;
• уточняйте фасовку до отправки заявки: у разных производителей она различается, и «как в прошлый раз» иногда подводит;
• при приёмке перемножайте количество упаковок на штуки в упаковке и сверяйте результат с внутренней потребностью: сумма в счёте эту проверку не заменяет.
Отдельно проверяйте, чтобы единица в счёте и накладной совпадала с заявкой. Расхождение в закрывающих документах вызывает лишние вопросы у проверяющих, и разбираться с ними предстоит закупщику.
Есть и способ сократить число таких стыковок: перчатки, шприцы, бумага для УЗИ, простыни и халаты можно заказать одним списком и получить одной накладной, где единица указана у каждого наименования. Когда весь заказ везут одной машиной, по Москве или в регион, мест, где штуки обернутся коробками, остаётся совсем немного.
#закупки #расходники
Просмотры: 4