ОАО «Научно-производственное объединение по исследованию и проектированию энергетического оборудования им. И.И. Ползунова» — научный и инжиниринговый центр, который исследует и проектирует оборудование для энергетики.
Закупка начиналась со сбора комплекта документов. Инициатор передавал его руководителю закупок, получал замечания, дорабатывал материалы. Затем пакет направляли закупочной комиссии, юристам и профильным экспертам.
Документы передавали на бумаге и по электронной почте. Подписи собирали лично, а замечания и версии файлов оставались в переписке. Чтобы найти актуальный документ и понять, что уже исправили, приходилось восстанавливать историю по почтовым цепочкам.
✨Наша команда внедрила 1С:Документооборот и настроила цифровые маршруты согласования. В систему перенесли около 40 видов документов, к работе подключили порядка 150 пользователей.✨
Теперь инициатор создает заявку на обеспечение и прикладывает материалы. Система направляет комплект руководителю закупок, а после подготовки — закупочной комиссии. При необходимости к согласованию подключаются юристы и другие специалисты.
Если пакет возвращают на доработку, замечания и версии сохраняются в карточке процесса. Участники видят состояние согласования и работают с общей историей документов.
Сотрудникам больше не нужно переносить бумажные папки и искать руководителей для сбора подписей. А ход закупки можно проследить в одной системе — от подготовки пакета до фиксации результатов и согласования договорных материалов.
➡ Читать полный кейс
#Кейсы #Документооборот