Меня спросили: «Как ты это выдержала?»
Отвечаю. Не «выдержала». Организовала.
Вот механика. Может, пригодится, если у вас тоже будет подобное мероприятие.
1. Сначала — план❗️
До форума мы нарисовали карту зон: кто где стоит, кто за что отвечает.
Ответственные за зоны-тимлиды. У каждого тимлида-группа волонтёров. У каждого волонтёра — свой участок.
Задачи распределены заранее. Чтобы в день икса никто не спрашивал «а я куда?».
2. Тимлиды — мои руки
У меня в подчинении были тимлиды. У них — волонтёры. Я не бегала за каждым волонтёром. Я работала через тимлидов. Они держали свои зоны, я держала всю картину.
Была похожа на дирижёра
🥸
3. У нас было несколько мероприятий подряд. Одно закончилось — надо быстро перестроить зону под следующее.
У нас был план перепланировки: что куда двигаем, кто что уносит, кто что приносит.
Никто не паниковал. Потому что паниковать было некогда.
4. VIP-гости, да ещё с охраной-отдельный разговор. И главное знать их в лицо👀
Тут главное — не суетиться. Чётко, спокойно, по протоколу.
Внешне — всё выглядело легко. Внутри — «ой-ой-ой». Но это работа)
5. Волонтёры — классные ребята, студенты университета. О них надо тоже заботиться. Им нужна смена. Им нужна вода. Им нужно «ты молодец».
Потому что если волонтёр выдохнется — зона останется без человека.
6. За день форума-16000 шагов🤡
В здании 4 этажа. Лифта нет. Приходилось бегать между этажами, потому что где-то что-то пошло не так и решить нужно быстро.
В итоге получила обратную связь: «Всё было чётко, под контролем, вовремя».
Для меня это — лучшая оценка.