Кто о чём и каждый о своём: вшивый — о бане, а я — о номенклатуре.
На днях прошли встречи с представителями одного из федеральных заказчиков. Первый, мужчина из области ИТ, хорошо владеющий языком и предметом, бодро рассказал (далее практически цитирую), как у них стало всё хорошо, когда они отказались от номенклатуры, сделали авторегистрацию: входящие и исходящие — и отлично себя чувствуют. Вааще непонятно, зачем ранее с ней заморачивались.
Кстати, до 2006 года в тогда ещё Администрации ЯНАО так и было.
Второй [представитель], женщина, занимается вопросами контроля, пожалилась (тоже почти цитирование), что в последнее время стало гораздо сложнее, вплоть до полностью ручного труда, при составлении отчётов и мониторинга контрольных документов.
Надо, например, посмотреть поручения Правительства РФ. Раньше у них был отдельный индекс, и всё было просто: делаешь выборку по нему — и анализируй на здоровье. Сейчас всё сложнее, ибо не все документы из Правительства — суть поручения.
Вот и столкнулись два мира, два мнения.
Пару штрихов по их обстоятельствам: система у них полностью самописная, номера документов на текущий момент шестизначные, т. е. сотни тысяч, при этом первая цифра (особо не запомнил) из второй пятёрки, ближе к концу.
Сквозная нумерация по месту регистрации — одна из моих последних нереализованных хотелок. Правда, от номенклатуры я отказываться, зная её ценность и любя её, не собирался. Была мысль объединить две парадигмы.
Человеку, который предметно работает с документом: создаёт, исполняет, — очень глубоко наплевать на то, в какое дело он будет отнесён и какой срок хранения получит. Ему интересно здесь и сейчас. И произносить абракадабрский для него номер 301-12/365 ему лень и впадлу. Как было бы хорошо назвать просто номер, и по нему документ однозначно найдётся.
Делопроизводителю же, наоборот, номер не сильно и нужен, а вот индекс — это святое.
Да, есть ряд людей в делопроизводстве, для которых номер — это всё! Именно они складывают документы в дела в порядке роста номеров, именно они озадачивают разработчиков фишками типа резервирования и последующего использования номеров.
Но всё это их влажные фантазии!
Нигде нет требований нумерологического порядка! Росархив в приказе № 71 говорит:
Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Кстати, и это вообще отвратительно: нигде у него [Росархива] даже не упомянуто, что номер, полный или числовой, должен быть уникальным! По их мнению, можно регистрировать ВСЕ документы под одним и тем же номером, и это не будет нарушением нормативно установленных требований делопроизводства.
Нонсенс: вообще не сказано, зачем осуществляется регистрация! Да, в пределах года. Да, независимо от способа доставки. Да… Да… Да… А вот зачем, для чего?
И только на Ямале знают, для чего, так как прямо в Инструкции по делопроизводству и написали:
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд по месту регистрации.
И там же:
…является уникальным в пределах каждого года.
Это аналог инвентарного номера для последующего учёта, отслеживания движения и состояния.
В сквозной нумерации логично передвинуть номер в начало. Пример выглядел бы так: 365/301-12. Т. е. ты произносишь номер, а весь остальной «хвост» и не нужен.
Здесь, правда, затыка с авторегистрацией: совсем уж автоматом не получится. Но если указать в карточке вид документа (её же кто-нибудь да заполняет), то по шаблону (автор + вид документа) можно корреспонденцию разнести и по делам.
P.S. Интересно: в моём тексте дефисы и тире объявили друг-другу войну. При переносе текста сюда тире перенеслись, а дефисы — нет. Хорошо, вовремя заметил и вроде всё восстановил. Можно было бы списать на изыски программного обеспечения, но я, как современный разумный человек, не чуждый ИТ и смотрящий сериал «Сверхъестественное», склонен усматривать тут некие потусторонние силы.
Вордовский барабашка!
На днях прошли встречи с представителями одного из федеральных заказчиков. Первый, мужчина из области ИТ, хорошо владеющий языком и предметом, бодро рассказал (далее практически цитирую), как у них стало всё хорошо, когда они отказались от номенклатуры, сделали авторегистрацию: входящие и исходящие — и отлично себя чувствуют. Вааще непонятно, зачем ранее с ней заморачивались.
Кстати, до 2006 года в тогда ещё Администрации ЯНАО так и было.
Второй [представитель], женщина, занимается вопросами контроля, пожалилась (тоже почти цитирование), что в последнее время стало гораздо сложнее, вплоть до полностью ручного труда, при составлении отчётов и мониторинга контрольных документов.
Надо, например, посмотреть поручения Правительства РФ. Раньше у них был отдельный индекс, и всё было просто: делаешь выборку по нему — и анализируй на здоровье. Сейчас всё сложнее, ибо не все документы из Правительства — суть поручения.
Вот и столкнулись два мира, два мнения.
Пару штрихов по их обстоятельствам: система у них полностью самописная, номера документов на текущий момент шестизначные, т. е. сотни тысяч, при этом первая цифра (особо не запомнил) из второй пятёрки, ближе к концу.
Сквозная нумерация по месту регистрации — одна из моих последних нереализованных хотелок. Правда, от номенклатуры я отказываться, зная её ценность и любя её, не собирался. Была мысль объединить две парадигмы.
Человеку, который предметно работает с документом: создаёт, исполняет, — очень глубоко наплевать на то, в какое дело он будет отнесён и какой срок хранения получит. Ему интересно здесь и сейчас. И произносить абракадабрский для него номер 301-12/365 ему лень и впадлу. Как было бы хорошо назвать просто номер, и по нему документ однозначно найдётся.
Делопроизводителю же, наоборот, номер не сильно и нужен, а вот индекс — это святое.
Да, есть ряд людей в делопроизводстве, для которых номер — это всё! Именно они складывают документы в дела в порядке роста номеров, именно они озадачивают разработчиков фишками типа резервирования и последующего использования номеров.
Но всё это их влажные фантазии!
Нигде нет требований нумерологического порядка! Росархив в приказе № 71 говорит:
Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Кстати, и это вообще отвратительно: нигде у него [Росархива] даже не упомянуто, что номер, полный или числовой, должен быть уникальным! По их мнению, можно регистрировать ВСЕ документы под одним и тем же номером, и это не будет нарушением нормативно установленных требований делопроизводства.
Нонсенс: вообще не сказано, зачем осуществляется регистрация! Да, в пределах года. Да, независимо от способа доставки. Да… Да… Да… А вот зачем, для чего?
И только на Ямале знают, для чего, так как прямо в Инструкции по делопроизводству и написали:
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд по месту регистрации.
И там же:
…является уникальным в пределах каждого года.
Это аналог инвентарного номера для последующего учёта, отслеживания движения и состояния.
В сквозной нумерации логично передвинуть номер в начало. Пример выглядел бы так: 365/301-12. Т. е. ты произносишь номер, а весь остальной «хвост» и не нужен.
Здесь, правда, затыка с авторегистрацией: совсем уж автоматом не получится. Но если указать в карточке вид документа (её же кто-нибудь да заполняет), то по шаблону (автор + вид документа) можно корреспонденцию разнести и по делам.
P.S. Интересно: в моём тексте дефисы и тире объявили друг-другу войну. При переносе текста сюда тире перенеслись, а дефисы — нет. Хорошо, вовремя заметил и вроде всё восстановил. Можно было бы списать на изыски программного обеспечения, но я, как современный разумный человек, не чуждый ИТ и смотрящий сериал «Сверхъестественное», склонен усматривать тут некие потусторонние силы.
Вордовский барабашка!
Просмотры: 134