Через год документы нужны не «где-то», а за две минуты.

Структура папок по годам и типам: 2026 / Договоры, 2026 / Акты. Внутри — по контрагентам, если их много.

Имена файлов по шаблону: дата в формате год-месяц-день, тип, контрагент, номер. Тогда сортировка по имени даёт хронологию, а поиск по контрагенту находит всё разом.

Сканы: PDF, а не JPEG. Многостраничный документ — одним файлом.

Реестр. Простая таблица: дата, тип, контрагент, номер, сумма, срок действия, ссылка на файл. Она заменяет любую систему учёта на объёмах небольшой компании и позволяет находить документ по любому признаку.

Сроки хранения. У бухгалтерских и кадровых документов они установлены законом, и их стоит выписать в отдельную колонку, чтобы понимать, что можно уничтожать.

Копии. Архив должен лежать минимум в двух местах, одно из них — вне офиса.

И проверка раз в год: откройте наугад пять файлов из архива и убедитесь, что они читаются.

Как устроен архив у вас?