🔬 Наша рекомендация: регулярный аудит справочной и регламентной документации

👋 Приветствуем вас, дорогие Подписчики!

Компания активно создаёт регламенты, инструкции, памятки и иные методические материалы.
Как это часто бывает: документ серьёзно разрабатывается, потом внедряется в нужное подразделение. Какое-то время он остаётся в самой высокой точке актуальности.

Фирма «не стоит на месте»: меняются процессы, ответственные за какие-то этапы, новые должности и так далее. А что с регламентными и справочными материалами?

Понимаем, что не у каждой компании имеется достаточный штат сотрудников для своевременного контроля и внесения абсолютно всех правок.
Потому и рекомендуем проводить аудит раз в полгода, например.

Что нужно предусмотреть:
🟢 Определить комфортный график, как часто готовы проводить подобное мероприятие. При принятии решения следует опираться на количество документации и частоту принятия корректирующих решений
🟢 Обязательно создать мероприятия в рабочих календарях (или иных используемых программах). Чтобы Вы точно освободили нужное время, не забыли провести контроль своих документов
🟢 Составить порядок действий. С каких документов начинаем, что является самым приоритетным.
🟢 Какую информацию фиксировать и где. Например, создайте онлайн-таблицу, страницы именные, где будут фиксироваться предложения по доработке, нужность актуализации и любые дополнительные рекомендации
🟢 Итоговое совещание. На нём согласовываются действия по итогам глобального аудита, фиксируются ответственные, возможно – какие идеи стоит рассмотреть для внедрения на следующем аудите

Пускай Вас не смущает срок в полгода, честно. Лучше так, чем вообще не обращать внимание на свою документацию. Это достаточный срок на первых этапах. А потом будете расти, развиваться, поверьте – Вам глобальный аудит может просто не пригодиться, так как будете оперативно реагировать.

🚀 Вперёд к сервисным подвигам!