Что делать с ИИ, которым сотрудники уже пользуются

Сотрудник может открыть личный ИИ-сервис, чтобы дописать письмо или сократить протокол встречи. Если компания ещё выбирает своё решение, рабочий текст уже может оказаться во внешнем сервисе.

Запрет сам по себе не отвечает, чем заменить такой способ работы. Я смотрю на три вещи: задача, сервис, данные.

Например, для черновика открытого описания товара можно разрешить только сведения из опубликованного каталога. Сотрудник проверяет текст перед использованием. Внутренние цены и договорённости с покупателем в такой черновик не входят.

Для сводки встречи граница другая. Даже без фамилий в записи могут остаться планы, бюджеты и условия сделки. Руководитель определяет, какие сведения можно обрабатывать во внешнем сервисе. Пока способ не выбран, оставьте сводку внутри компании.

Для разбора договора нужны разрешённый компанией сервис, круг сотрудников с доступом и человек, который проверяет результат. Если ответ из личного аккаунта оказался полезным, это не значит, что работать там с договорами допустимо.

Для начала я собираю описание работы, без самих документов. Сотрудник называет задачу, сервис и вид данных: например, открытые сведения о товаре или внутренний протокол. Просить копии файлов в общем опросе не нужно. Такая карта помогает выбрать, где разрешить работу, где ограничить данные, а где дать другой инструмент.

Сегодня подготовьте форму для сотрудников с тремя полями: «задача», «сервис», «какие данные передаются». Каждый сотрудник описывает в ней свою работу, без вложений. Скажите заранее, что цель выбрать допустимый способ, а не найти виноватых.

Разбираю такие вещи на kbzaitsev.ru