Сбор и хранение информации. Надежная команда + собственная компетентность

Мы с вами остановились на двух вполне очевидных пунктах и настолько эта тема мне казалась банальной, что никак не хватало вдохновения к ней приступить, но как говорится «слово не воробей» – пообещала, значит, пишу 🤓

Сбор и хранение информации

Сразу хочется разбавить тему занимательной историей.
Еще на заре нашей деятельности в сфере арендного бизнеса произошла забавная история, которая осталась в копилке моего опыта со мной навсегда.

Собственник впервые приобрел «торговое» помещение, по которому все коммунальные услуги (электроэнергия, водоснабжение и водоотведение, отопление) предоставляются на основании прямых договоров с ресурсо-снабжающими организациями (РСО).
У каждой РСО есть свой порядок заключения договоров, который предусматривает сбор целого комплекта документов.
Мы на стадии передачи документации от предыдущего собственника, я бегаю по РСО и собираю упомянутые списки документов, выясняю, что для подачи заявления о смене собственника по договору энергоснабжения необходимо иметь на руках паспорт счетчика с информацией о поверке, иначе придется проходить сложную процедуру по получению новых тех условий, замене счетчика и так далее.
Приходит день Х, я еду на другой конец города принимать документы у представителя предыдущего собственника помещения. На встречу приходит добродушный веселый дядька, отдает мне стопку документов, я начинаю смотреть: там есть все, что даже совсем не нужно, но самого важного – паспорта счетчика – нет! Спрашиваю его об этом, он: «ах, да, где-то был, пойдемте искать!" Мои мысли: "ну, наверное, идем в офис или к машине". Он: "так, я вот тут шел, а, вот какая-то бумажка!"
«Бумажка» от порыва ветра срывается со своего места на асфальте и пытается улететь от нас навсегда. Дядька ловким движением прыгает на нее и прижимает ее ногой. Да, бумажкой оказался самый важный для меня в тот момент документ – паспорт счетчика – и на нем красовался огромный и четкий след от подошвы его ботинка.

Представьте, такая мелочь, бумажка (!), но от нее зависело очень многое, без нее нас ждали бы неприятные, дорогостоящие и длительные мероприятия, а сейчас она так и хранится где-то среди других документов с тем самым отпечатком ботинка.

Итак, выводы: храните все документы бережно, желательно сразу же отсканируйте в читаемом формате и сохраните в нескольких местах с присвоением четкого и понятного названия. Даже копия документа может иногда спасти ситуацию!
Ведите обязательно реестр договоров, присваивайте каждому свой номер, этот номер указывайте в части номера счета/акта: если Вы только начинаете и Вам кажется, что для одного - двух арендаторов не нужно вести такой строгий учет, все равно делайте это, в будущем Вы скажете себе (или сотруднику, который возьмет это на себя) большое спасибо. 😉

Надежная команда + собственная компетентность

Конечно, если у Вас одно или два помещения, то Вы наверняка не видите необходимость заводить целый штат сотрудников и это правильно, но к компетентным специалистам хотя бы на первом этапе лучше все-таки обратиться.

Во-первых, опытные специалисты Вам помогут избежать некоторых ошибок, которые эти люди уже прошли на своем пути.

Во-вторых, Вам все равно придется разбираться и учиться, но намного легче, когда у тебя есть наставник, чем когда ты один пробираешься к знаниям, хватаясь за все подряд.

Если всё же объемы бизнеса растут и пора делегировать какие-то полномочия, то вот какие специалисты Вам будут нужны в первую очередь: бухгалтер, юрист и завхоз.

Означает ли наличие у Вас штата сотрудников то, что Вам больше не нужно заниматься вопросами, которые Вы передали им в работу?

Нет, теперь Вы – лидер, и Вы должны соответствовать этому званию. Вам необходимо контролировать все процессы, ведь ответственность и предпринимательские риски лежат на владельце бизнеса, то есть на Вас, а не на наемных рабочих, никогда не забывайте об этом. 😎