📁 Что должно лежать в личном деле сотрудника, а что нет?

Личное дело удобно для порядка, но легко уйти в крайности: положить туда всё подряд или убрать нужное. Разбираемся 👇

📌 Личное дело обязательно?
Для обычной коммерческой организации общей обязанности вести личные дела нет. Работодатель сам решает, вести ли их, и закрепляет порядок в локальном акте.

Обязательны они для госслужащих (ст. 42 Закона № 79-ФЗ) и муниципальных служащих (ст. 30 Закона № 25-ФЗ).

📌 Что можно положить в дело
Единого перечня нет, состав определяет работодатель. Обычно это:
— заявление о приёме
— трудовой договор и допсоглашения
— документы о переводах и изменении условий
— документы об образовании, квалификации и обучении
— документы об аттестации
— документы о поощрениях
— другое, что предусмотрено вашим локальным актом

⚠️ Не складывайте в дело все кадровые документы подряд. У них разные сроки хранения. Приказ об отпуске хранится 5 лет, но, если положить его в личное дело, срок вырастет до срока дела. Поэтому состав дела лучше определить заранее.

📌 Копии паспорта, СНИЛС, ИНН
Работник предъявляет их при приёме (ст. 65 ТК РФ), но это не значит, что копии нужно оставлять в деле. Персональные данные не должны быть избыточными (ст. 5 Закона № 152-ФЗ).

👉 Есть конкретная законная цель: хранить можно
👉 Цели нет, копия лежит «на всякий случай»: это риск

Суды уже рассматривали такие ситуации. ФАС Северо-Кавказского округа признал избыточным хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о браке и свидетельства о рождении ребёнка работника: для заявленных целей такой объём данных не требовался.

📌 Согласие работника всё решает?
Нет. Даже с согласием объём данных должен соответствовать целям. Сначала определите, зачем нужна копия, а потом решайте, хранить ли её.

📌 Сколько хранить личное дело?
🔹 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года
🔹 75 лет, если до этой даты
(ст. 445 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

«ЭПК» значит, что после этого срока документы могут отобрать на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности.

📌 Главное
Личное дело — не папка «всё о сотруднике». Правильный подход:
📂 определите состав дела локальным актом
📌 кладите только то, что связано с работой
🔐 не собирайте лишние персональные данные
📄 не копируйте документы «на всякий случай»