📄 Обязан ли работодатель хранить копию паспорта иностранного работника?

Официального разъяснения с подписью должностного лица найти не удалось, но нормативная база ясна и без специального письма.

Что говорит закон
— Ст. 65 ТК РФ требует предъявления, а не передачи работодателю копии паспорта.
— Ст. 86 ТК РФ разрешает обработку персональных данных только в установленных целях и обязывает определять объём данных исходя из ТК РФ и федеральных законов.
— П. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ запрещает обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленной цели.

Позиция Роструда
Аналогичная позиция содержится в ответах на вопросы № 182976 от 30.06.2023 и № 252881 от 15.08.2026 на портале «Онлайнинспекция.рф», а также в Докладе Роструда с руководством по соблюдению обязательных требований за II квартал 2017 г. (стр. 12).

Что с согласием
По разъяснениям Роскомнадзора от 14.12.2012, конкретным и информированным является согласие, которое содержит не только объём и способы обработки, но и цели. Попробуйте объяснить человеку, с какой целью, предписанной законом, вам понадобилась копия его паспорта. Если такой цели нет — нет и законного основания.

Судебная практика
Суды признают незаконным хранение копий документов работников (паспорта, ИНН, СНИЛС и др.) даже при наличии согласия на обработку персональных данных. См. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 № Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 № Ф08-480/14, Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/13, Семнадцатого ААС от 10.06.2015 № 17АП-5329/15.

Вывод
Нет согласия — нет копии. А если согласие и нужно, то только при наличии законной цели. Без неё хранение копии паспорта — избыточная обработка персональных данных.

Источники: Онлайнинспекция.рф (вопросы № 182976, № 252881), Доклад Роструда, разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012, указанная судебная практика.