🚛 Бензин сторонних водителей на УСН «Доходы минус расходы»: можно или нет?

Частый вопрос от коллег по цеху: «Я на УСН Д-Р + НДС 5%, вожу грузы по договору, но иногда нанимаю сторонних водителей с их машинами. Могу ли я взять в расходы бензин, на котором они ездят?»

Короткий ответ: можно, но не «просто так». И вот почему 👇

Налоговая при проверке снимает такие расходы на раз-два, если не видит связи между вами, водителем и топливом. Машина-то не ваша! Чек с АЗС сам по себе ничего не доказывает.

Что нужно, чтобы расходы были безопасными:

1️⃣ Путевой лист — главный документ.
Именно он подтверждает: машина вышла в рейс по вашему заданию, вернулась, топливо сожжено на конкретном маршруте. Нет путевки — чек на бензин просто бумажка.

2️⃣ Как оформлять заправку — два пути:
▪️ Топливные карты от вашей компании. Выдаете карту водителю, в расходах: чек с АЗС + отчет по карте + путевой лист. Проще всего для контроля.
▪️ Водитель заправляется сам, вы компенсируете. Сложнее: нужен авансовый отчет с чеками ККТ + путевой лист, и в договоре должно быть прописано, что вы компенсируете ГСМ.

3️⃣ Договор с водителем.
Обязательно пропишите: «Заказчик обеспечивает исполнителя топливом для выполнения рейсов» (или «Исполнитель приобретает топливо за счет Заказчика»). Это ваше обоснование, почему расход несете вы, а не водитель.

⚠️ О чем помнить:
С 2026 года перечень расходов на УСН формально открыт, но критерии прежние — расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Залил водитель полный бак, а путевого листа на этот день нет? Налоговая может решить, что это подарок водителю или его личные траты — и снимет сумму из расходов, доначислив налог и пени.

Итог: бензин сторонних водителей в расходы брать можно, но только с путевыми листами и четким договором, где прописано, кто и за чей счет заправляется. Без путевок — это лотерея с налоговой.