Как в АльфаДок обновить список сотрудников без потери уже внесенных данных?
Для начала стоит отметить, что речь пойдет о том случае, когда у организации не настроена интеграция АльфаДок с кадровой системой, например, 1С или Bitrix, и данные о сотрудниках не приходят в АльфаДок в автоматическом режиме.
Важно! Интеграция с кадровыми системами (и не только) доступна только в рамках платформенных решений АльфаДок. Подробнее об интеграционных возможностях вы можете узнать, обратившись в Службу поддержки.
Вернемся к нашему сегодняшнему вопросу: «Как в АльфаДок обновить список сотрудников без потери уже внесенных данных?»
Добавить новых сотрудников в АльфаДок можно одним из ниже перечисленных способов:
1. по одному – через кнопку «Добавить сотрудника»;
2. загрузкой файла со списком новых сотрудников – через кнопку «Загрузить файл»;
3. загрузкой файла со всеми сотрудниками организации (и старыми и новыми записями) – также через кнопку «Загрузить файл». При этом записи, которые уже есть в АльфаДок, не будут добавлены повторно, то есть дублей не будет.
Важные моменты!
1. Установленная галочка «Удалить предыдущие данные перед импортом» приведет к удалению всех ранее внесенных сотрудников и установленных связей. Т.е. все сотрудники, имеющиеся в АльфаДок, будут заменены на сотрудников, содержащихся в новом файле, и все связи придётся устанавливать заново.
Устанавливайте эту галочку только будучи 100% уверенными в такой необходимости.
2. Если сотрудники не поменялись, а поменялись их должности, как правильно поступить? При изменении наименования должности или структурного подразделения не удаляйте должность или подразделение из АльфаДок, а отредактируйте их в группе разделов «Ресурсы и реестры» → «Организационная структура» через кнопку «Изменить». Изменение данных через форму редактирования автоматически изменит должность или подразделение в карточках всех сотрудников, связанных с ними.
Если должность удалить, все связанные доступы и допуски будут очищены без возможности восстановления (например, если доступ к ПДн был определен не по фамильно, а по должностям).
3. Если требуется изменить должность у какого-то определенного сотрудника (например, его перевели на другое место работы), то необходимо убедиться, что новая должность присутствует в общем списке должностей (в группе разделов «Ресурсы и реестры» → «Организационная структура»), а затем изменить должность в карточке конкретного сотрудника. Если должности нет в АльфаДок - ее надо предварительно добавить.
Остались вопросы? Обращайтесь в Службу экспертной поддержки и вам обязательно помогут!