Претензия без лишних эмоций: 7 элементов эффективного документа

Претензия — не место для эмоциональной оценки ситуации. Чем яснее документ, тем проще контрагенту понять три вещи - что произошло, на чем основана ваша позиция и какого действия вы ожидаете.

Рабочая структура претензии:

1. Факты. Коротко опишите, что произошло, когда и по какому обязательству. Без обвинений и оценок — только проверяемая последовательность событий.

2. Ссылка на договор. Укажите пункт договора, приложение, спецификацию или другой документ, на котором основана позиция компании.

3. Требование. Сформулируйте, что должно произойти - оплатить, поставить, устранить нарушение, передать документы или выполнить другое конкретное действие.

4. Срок. Укажите дату или период, в который ожидаете исполнение либо ответ.

5. Доказательства. Приложите документы, подтверждающие факты - акты, накладные, счета, переписку, уведомления и другие материалы.

6. Контакт для переговоров. Оставьте данные сотрудника, уполномоченного обсуждать возможное решение.

7. Следующий шаг. Обозначьте, какие действия компания планирует, если вопрос не будет урегулирован в указанный срок.

Сохраните карточки — это готовая структура для проверки претензии перед отправкой. Конкретные формулировки и порядок дальнейших действий стоит сверять с условиями договора и обстоятельствами конкретной ситуации.