Инструкция по оформлению приходных документов в электронном виде

1. Что такое электронные приходные документы

Приходный документ — это первичный учетный документ, подтверждающий факт поступления товаров, материалов или денежных средств (например, УПД, акт приемки, электронный ПКО). С 2026 года для большинства операций рекомендуется использовать универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03.

2. Обязательные реквизиты электронного документа

- Наименование и дата составления;
- Название организации-составителя;
- Суть хозяйственной операции;
- Величина и единица измерения;
- Должность, ФИО и электронная подпись ответственного лица.

3. Порядок оформления через сервисы Контура

- Загрузите файл с документом или создайте его непосредственно в сервисе.
- Проверьте корректность заполнения всех обязательных реквизитов.
- Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Отправьте контрагенту через ЭДО: сервис автоматически проверит формат и наличие необходимых полей.
- При необходимости объединяйте несколько документов в один пакет для отправки одному контрагенту.

4. Особенности работы с разными типами приходных документов

Тип документа
Формат
Универсальный передаточный документ (УПД) XML (формат 5.03) Используется для передачи товаров, работ, услуг; совмещает накладную и счет-фактуру.
Приходный кассовый ордер (ПКО) Электронный/бумажный
Может оформляться полностью в электронном виде при наличии КЭП у кассира и бухгалтера ⚠️ .
Транспортная накладная
Только электронный (с 2026 г.) Для логистики оформление только через операторов ЭДО.
5. Хранение электронных документов

- Срок хранения — не менее 5 лет (для некоторых видов — до 50 лет);
- Документы должны быть доступны для проверки ФНС и внутреннего аудита;
- Рекомендуется хранить копии на защищённых серверах оператора ЭДО и/или локально.

6. Важные нюансы

- Ошибки в реквизитах могут привести к отказу в признании расходов и вычетов НДС.
- Для прослеживаемых и маркируемых товаров допускается только формализованный электронный УПД.
- Все действия с документами фиксируются системой ЭДО и подтверждаются электронной подписью.

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
Рекомендация:
Для получения пошаговых инструкций по работе в конкретных сервисах Контура используйте справку Контур и инструкции Диадока. Если требуется индивидуальная настройка под вашу организацию — обратитесь в поддержку Контура через личный кабинет.

Если нужна подробная инструкция именно по интерфейсу сервиса:
🔰переходи по ссылке🔰

🔰логистика: ВЕБ сервис🔰

🔰авторизация водителя в прилож.🔰

🔰как выбрать сертификат для подписания в мобильном прилож🔰