Stormbpmn: зачем рисовать процесс до автоматизации

Прежде чем автоматизировать заявку на оплату, её стоит нарисовать. На схеме развилки видно лучше, чем в переписке ✏️

BPMN нужна, чтобы бизнес и ИТ договорились об одном и том же: последовательности действий, ролях и взаимодействии систем. Описывать процесс так можно и до автоматизации. Для этого есть сервисы, например Stormbpmn.

Условный путь заявки на оплату:
1. Инициатор создаёт заявку и прикладывает документы.
2. Владелец статьи бюджета согласует.
3. Бухгалтерия проверяет документы.
4. Проверка лимита по статье.
5. Казначейство включает платёж в реестр.

Пока это список, всё выглядит гладко. На схеме сразу появляются вопросы 🔍

Где возврат на уточнение? Если документов не хватает, заявка идёт инициатору или владельцу? И с какого шага она потом продолжает путь?

Что происходит при превышении лимита? Отказ, перенос на другой период или отдельное согласование, и у кого?

Кто владелец процесса целиком, а не отдельного шага?

Где граница систем? Какие данные казначейство получает автоматически, а какие кто-то переносит руками?

Каждый такой вопрос, по-моему, это управленческое решение, а не настройка. Схема их подсвечивает, но не принимает 🤝 Сама она ничего не автоматизирует и договорённости не заменяет.

Практический шаг: нарисуйте свой процесс заявки на оплату с дорожками по ролям и отметьте все ветки возврата. Если какую-то ветку никто не может описать, начинать стоит с неё.

Какой шаг в вашем процессе согласования платежей вызывает больше всего возвратов?